Demander des paiements et vendre des billets – sans transit d’argent par CLUP.life
Comment demander cotisation, frais de voyage ou argent pour les maillots, noter les paiements reçus et les comptabiliser dans le journal. Les événements disposent de billets avec code QR et contrôle à l’entrée.
FinancesBase (gratuit)Vérifié le 09.11.2026
Request payments and sell tickets
Set the payment method, create a payment request, record incoming payments, book them in the journal and use tickets with a QR code and entry scan – without money passing through CLUP.life.
Afficher la transcription
- In this video you request payments from your members and issue tickets for an event.
- First you set the payment method: transfer, cash and, if you like, your club’s payment page, for example at PayPal.
- Important: CLUP.life is not a payment service provider. The money goes directly to your club. CLUP.life holds nothing, forwards nothing and collects nothing.
- On the “Payment requests” tab you create a request with “New payment request”: title, amount per person, due date and who should pay, here all members.
- With “Request” every member gets an item of their own and a notification. For children it goes to the guardians.
- This is what a member sees: under “My payments” there are the amount, the IBAN, a payment reference with a personal code and a GiroCode for the banking app.
- When money arrives, you open the request and record it per person: paid in cash, transferred or waived. The code in the reference tells you who paid.
- With “book payments in the journal” the paid items end up as a single income entry in the journal, without names. This never happens automatically.
- Three days before the due date CLUP.life sends a reminder, a week after it a dunning notice. With “Withdraw” you take a request back.
- Events can have tickets. In the event, you choose the ticket types and prices in the “Tickets” section; zero euros means free. Then you start the sale.
- Members order their ticket with one click and get a QR code. They can also order tickets for their children or for companions.
- At the door you open “Entry” and scan the QR codes with the camera or a handheld scanner. A second scan of the same ticket is rejected.
- That is how you request payments, record what comes in and issue tickets, always directly between your members and your club.
Prérequis
- Vous avez « Gérer les finances » directement dans le club (pour les billets, la direction de l’événement suffit ; pour comptabiliser dans le journal, il faut « Gérer les finances »).
- Pour le virement avec GiroCode, l’IBAN et le titulaire du compte du club sont enregistrés dans les données de base financières.
Qui peut le faire ?
Créer, noter, rapprocher et comptabiliser : uniquement « Gérer les finances », directement dans le club. Les personnes concernées voient leurs propres paiements sous « Mes paiements », les responsables légaux aussi ceux de leurs enfants. Les autres ne voient rien.
Pas à pas
Définir le mode de paiement
Ouvrez « Vie du club », passez à « Direction » et choisissez « Paiements ». Dans l’onglet « Mode de paiement », vous activez virement et paiement en espèces, et saisissez au besoin la page de paiement de votre club (https) et une remarque. CLUP.life n’encaisse lui-même aucun argent.
Créer une demande de paiement
Dans l’onglet « Demandes de paiement », cliquez sur « Nouvelle demande de paiement » : titre, montant par personne, échéance et « Qui doit payer ? » (tous les membres, un groupe, tous ceux qui ont accepté un événement ou les inscrits d’un voyage). Chaque personne reçoit un poste propre et une notification ; pour les enfants, elle va aux responsables légaux.
Comment les membres paient
Sous « Mes paiements », ils voient l’IBAN, le motif de virement avec leur code (par exemple CLUP-ABC234) et un GiroCode à scanner dans l’application bancaire – ou la page de paiement ou le paiement en espèces. Ils doivent reprendre le motif sans le modifier.
Noter le paiement reçu
Ouvrez la demande. Pour chaque personne, cliquez sur « Payé en espèces », « Viré » ou « Remise accordée ». Avec Premium, « Rapprocher le relevé de compte » permet de charger le relevé CSV de votre banque : d’abord « Aperçu », puis « Noter les correspondances comme payées ». L’association se fait uniquement par le code ; les paiements partiels restent ouverts.
Comptabiliser dans le journal
Dans la demande, cliquez sur « Comptabiliser … paiements dans le journal » et choisissez la catégorie fiscale. Les postes payés apparaissent comme une seule recette dans le journal, sans noms. Cela n’arrive jamais automatiquement. Un exercice verrouillé n’accepte aucune écriture.
Rappel et retrait
Trois jours avant l’échéance, un rappel est envoyé ; une semaine après, exactement une relance. Avec « Retirer », la demande disparaît pour les personnes concernées ; les paiements notés sont conservés.
Mettre en place les billets
Ouvrez l’événement. Dans la section « Billets », choisissez « Démarrer la vente de billets » et définissez les types de billets (membre, invité, réduit) avec prix en euros (0 = gratuit) et places, ainsi que « Nombre total de places », « Vente jusqu’au (facultatif) » et « Délai de paiement en jours ». Jusqu’à 100 billets par événement sont gratuits.
Commander et payer les billets
Les membres choisissent « Commander le billet » pour eux-mêmes, leurs enfants ou un accompagnateur nommé ; il y a un billet valable par personne et par événement. La direction de l’événement crée des billets invités avec nom ; il n’y a pas de page de commande publique. Les billets gratuits sont payés tout de suite. Pour un prix supérieur à 0, le billet affiche code et GiroCode et devient valable dès que vous choisissez « Noter comme payé » dans la « Liste des billets » (ou via le rapprochement du relevé avec Premium).
Entrée et annulation
À l’entrée, choisissez « Ouvrir l’entrée » et scannez les codes QR avec la caméra, un lecteur manuel ou par saisie ; un second scan est refusé avec « Déjà entré ». Les billets impayés ne sont admis qu’avec « Laisser entrer les billets impayés ». Avec « Annuler », les acheteurs libèrent les billets impayés ; les billets payés ne sont annulés que par la direction de l’événement (le remboursement se fait en dehors de CLUP.life), les billets scannés jamais. Vous comptabilisez les billets payés avec « Comptabiliser les billets payés dans le journal » ; les billets gratuits n’entrent pas dans le journal.
Vous trouverez la fonction ici : /organisation/<verein>/vereinsleben/zahlungen
Erreurs fréquentes et solutions
- « Le cercle cible est vide. »
- Personne ne doit payer dans le cercle choisi. Vérifiez le groupe, les acceptations d’événement ou les inscriptions au voyage.
- « Cet exercice est verrouillé. »
- Levez le verrouillage dans la clôture annuelle ou comptabilisez plus tard.
- « Disponible avec Premium. »
- Les séries, le rapprochement de relevé, l’analyse et plus de 100 billets par événement relèvent de Premium. Les demandes isolées, la notation, le journal et les billets jusqu’à 100 restent gratuits.
- Un billet affiche « Pas encore payé » à l’entrée.
- Notez le paiement dans la liste des billets ou laissez entrer explicitement les billets impayés (par exemple paiement en espèces à l’entrée).
- La demande compte plus de 2000 destinataires.
- Une demande comporte au plus 2000 postes. Divisez les grands cercles en groupes et créez une demande par groupe.
- Une personne ne peut pas commander un second billet.
- Il y a un billet valable par personne et par événement. Annulez l’ancien ou commandez pour un accompagnateur nommé.
Bon à savoir
- CLUP.life n’est pas un prestataire de services de paiement : il ne détient, ne transmet ni n’encaisse aucun argent. Le paiement se fait directement au club, la direction confirme la réception.
- Montants, titres et codes sont stockés chiffrés. Rien du relevé de compte n’est conservé ; les noms et IBAN des payeurs ne sont pas lus.
- Les demandes récurrentes (mensuelles, trimestrielles, annuelles) relèvent de Premium. Sans Premium, une série s’arrête après la demande en cours ; les demandes existantes restent.
- Pour les enfants, le poste appartient à l’enfant ; la notification va aussi aux responsables légaux et ne mentionne ni montant ni objet. Les noms d’invités sur les billets sont supprimés 90 jours après l’événement.
- CLUP.life n’encaisse aucun paiement par prélèvement ; le fichier SEPA du domaine des cotisations est un export de fichier distinct pour la banque du club.