Gemeinnützigkeits-Assistent: Jahrescheck, Journal und Kassenprüfung
So führst du den Jahrescheck, erfasst Einnahmen und Ausgaben im Journal und lässt die Kassenprüfung einen Vermerk anhängen.
FinanzenBasis (kostenlos)Geprüft am 30.10.2026
Voraussetzungen
- Du hast „Finanzen verwalten“ (zum Schreiben) oder „Finanzen nur lesen“ (Kassenprüfung).
- Für die Auswertung mit Ampel braucht der Verein Premium.
Wer darf das?
Lesen (Jahrescheck, Journal, Export, Vermerke): „Finanzen nur lesen“ oder „Finanzen verwalten“, jeweils direkt im Verein. Schreiben (Prüfpunkte, Buchungen, Storno): nur „Finanzen verwalten“. Prüfvermerk: wer lesen darf. Alle anderen sehen die Seite nicht.
Schritt für Schritt
Assistent öffnen
Öffne „Vereinsleben“, schalte auf „Leitung“ und wähle in „Geld und Förderung“ die „Gemeinnützigkeit“. Oben wählst du das „Geschäftsjahr“. Die Bereiche heißen „Jahrescheck“, „Journal“, Kassenprüfung und Auswertung.
Jahrescheck durchgehen
Vier Punkte berechnet CLUP.life selbst („Freistellungsbescheid aktuell“, „Zuwendungsbestätigungen nach amtlichem Muster“, „Einnahmen und Ausgaben des Jahres erfasst“, „Kassenprüfung durchgeführt“). Fünf Punkte setzt du von Hand auf offen, erledigt oder entfällt: Satzungszweck, Rücklagen, Beschluss zur Mittelverwendung, Kassenbericht, Entlastung. Dazu kannst du eine Notiz schreiben, aber keine Zugangsdaten.
Buchung im Journal erfassen
Im Journal klickst du auf „Buchung erfassen“: Datum, „Einnahme“ oder Ausgabe, „Sphäre“ (Ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb oder Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb), bei Ausgaben die „Verwendung“ (Satzungszweck, Verwaltung und Kosten, Zuführung zur Rücklage), Betrag und „Buchungstext“. Optional hängst du als „Beleg“ die Kennung einer Datei aus der Dateiablage an.
Summen und Hinweise lesen
Die „Summen“ des Jahres entstehen aus den Einzelbuchungen. Übersteigen die Einnahmen des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs den Orientierungswert, erscheint eine Warnung. Klärt das mit dem Finanzamt oder einer Steuerberatung.
Buchung stornieren
Gebuchtes wird nicht gelöscht: Mit „Stornieren“ bleibt die Buchung im Verlauf sichtbar, zählt aber nicht mehr in den Summen.
Prüfvermerk der Kassenprüfung
Wer prüfen darf, hängt einen Vermerk an: Jahr, „Ohne Beanstandung“ oder „Mit Beanstandung“ und Bemerkung, dann „Vermerk anhängen“. Ein Vermerk lässt sich nicht ändern oder löschen; bei Korrektur hängst du einen neuen an. Hat die prüfende Person auch Buchungsrecht, steht „Prüfer hat auch Buchungsrecht“.
Journal exportieren
Der CSV-Export des Journals ist Datenportabilität und kostenlos; er wird protokolliert.
Auswertung mit Ampel (Premium)
Im Reiter für die Auswertung klickst du auf „Auswertung für {Jahr} berechnen“. Du siehst Summen je Sphäre mit Vorjahresvergleich und die „Mittelverwendung“ als Ampel (grün, gelb, rot).
Du findest die Funktion hier: /organisation/<verein>/vereinsleben/gemeinnuetzigkeit
Typische Fehler und Lösungen
- Die Seite ist nicht sichtbar.
- Dir fehlt „Finanzen verwalten“ oder „Finanzen nur lesen“ direkt im Verein. Bitte die Leitung um das Recht, z. B. die Rolle Kassenprüfung.
- „Dieser Punkt wird automatisch berechnet.“
- Die vier automatischen Punkte änderst du nicht. Sie ändern sich durch Steuerdaten, Bestätigungen, Journal und Vermerk.
- „Den Beleg gibt es in der Dateiablage dieses Vereins nicht.“
- Gib die Kennung einer Datei aus der Dateiablage deines eigenen Vereins an.
- „Das Journal des Jahres ist voll.“
- Ein Jahr fasst höchstens 20.000 Buchungen. Sprich mit dem Support, wenn du mehr brauchst.
- „Mit Premium verfügbar.“ bei der Auswertung
- Nur die Auswertung ist Premium. Jahrescheck, Journal und Prüfvermerk bleiben kostenlos.
Gut zu wissen
- Orientierung, kein Steuerberater-Ersatz: Die Schwellen (z. B. Freigrenze 50.000 Euro, Grenze für kleine Organisationen 100.000 Euro, Verwendung innerhalb von zwei Folgejahren) sind Orientierungswerte. Gesetze ändern sich; lass sie vom Finanzamt oder einer Steuerberatung bestätigen.
- Beträge und Texte sind verschlüsselt gespeichert. Buchungen und Vermerke bleiben als Vereinsunterlage, in der Regel zehn Jahre; die Frist bestimmt der Verein.