Kassenbuch führen: Bar und Bank, Tagesabschluss und Kassensturz
So führst du die Barkasse und das Bankkonto mit laufender Nummer, schließt Tage mit einem Kassensturz ab und gibst der Kassenprüfung ein PDF.
FinanzenBasis (kostenlos)Geprüft am 09.11.2026
Kassenbuch führen und DATEV-Export
Das Kassenbuch für Barkasse und Bankkonto führen: Anfangsbestand, Buchungen, Storno, Tagesabschluss mit Kassensturz und PDF für die Kassenprüfung. Dazu der DATEV-Buchungsstapel für die Steuerberatung (Premium).
Transkript anzeigen
- In diesem Video führst du das Kassenbuch deines Vereins und gibst die Zahlen an die Steuerberatung weiter. Du findest es unter Geld und Förderung.
- Wähle oben die Barkasse oder das Bankkonto. Für jede Kasse legst du zuerst den Anfangsbestand fest. Er lässt sich später nicht mehr ändern.
- Mit „Buchung erfassen“ trägst du Datum, Betrag und Text ein, wenn du magst auch eine Belegnummer. Jede Buchung bekommt eine laufende Nummer ohne Lücke.
- Eine Ausgabe buchst du genauso, die Belegnummer wandert später in den DATEV-Export. Ich tippe hier absichtlich einen falschen Betrag ein.
- Gelöscht wird nichts. Mit „Stornieren“ bleibt die Buchung mit ihrer Nummer sichtbar, zählt aber nicht mehr. Das geht, solange der Tag nicht abgeschlossen ist.
- Am Ende des Tages schließt du ab. Zähle die Kasse, trage den gezählten Bestand ein, und CLUP.life zeigt dir die Differenz zum Soll aus den Buchungen.
- Für die Kassenprüfung gibt es das PDF mit allen Buchungen, den Tagesabschlüssen und Zeilen für die Unterschriften. Dieselben Zahlen bekommst du als CSV.
- Jetzt der DATEV-Export, eine Premium-Funktion. Du findest ihn unter Gemeinnützigkeit im Reiter Jahresabschluss, im Block DATEV-Buchungsstapel.
- Die Kontonummern kennt deine Steuerberatung. Speichere ihr die Tabelle der Kategorien, sie trägt die Sachkonten ein. Hier siehst du nur erfundene Beispielwerte, CLUP.life schlägt keine Konten vor.
- Ein Klick auf „DATEV-Datei erstellen“ speichert den Buchungsstapel. Lass ihn zuerst von der Steuerberatung in einem Testmandanten prüfen. CLUP.life gibt keine Steuerberatung und sendet nichts an DATEV.
Voraussetzungen
- Du hast „Finanzen verwalten“ (zum Schreiben) oder „Finanzen nur lesen“ (Kassenprüfung).
- Das Kassenbuch ist kostenlos. Der DATEV-Export (mit Belegnummer und Kostenstelle) gehört zu Premium.
Wer darf das?
Lesen und Exportieren (Kassenbuch, CSV, PDF): „Finanzen nur lesen“ oder „Finanzen verwalten“, jeweils direkt im Verein. Schreiben (Anfangsbestand, Buchung, Storno, Tagesabschluss): nur „Finanzen verwalten“. Alle anderen sehen die Seite nicht.
Schritt für Schritt
Anfangsbestand festlegen
Öffne „Vereinsleben“, schalte auf „Leitung“ und wähle in „Geld und Förderung“ das „Kassenbuch“. Wähle oben „Barkasse“ oder „Bankkonto“ und lege den Anfangsbestand und den Beginn fest. Beim Bankkonto ist ein Minus möglich. Der Anfangsbestand lässt sich später nicht mehr ändern.
Buchungen erfassen
Wähle „Buchung erfassen“, trage Datum, Betrag, Text und Bereich ein und gib bei Bedarf Belegnummer und Kostenstelle an. Jede Buchung bekommt eine laufende Nummer ohne Lücke. Die Buchung steht zugleich im Journal der Gemeinnützigkeit; es gibt keine zweite Buchhaltung.
Tag abschließen (Kassensturz)
Wähle „Tag abschließen“, trage den gezählten Bestand ein und ergänze einen Vermerk. CLUP.life rechnet das Soll aus den Buchungen und zeigt die Differenz. Danach nimmt die Kasse für diesen und frühere Tage keine Buchung und keinen Storno mehr an.
Fehler korrigieren
Vor dem Abschluss eines Tages kannst du eine Buchung stornieren; sie bleibt mit ihrer Nummer sichtbar und zählt nicht mehr. Nach dem Abschluss korrigierst du mit einer Gegenbuchung an einem späteren Tag. Löschen gibt es nicht.
Für die Kassenprüfung exportieren
Wähle „PDF für die Kassenprüfung“ oder „CSV“. Das PDF enthält alle Buchungen mit Nummer und Bestand, die Tagesabschlüsse mit Differenzen und Zeilen für die Unterschriften. Die Hinweise oben zeigen Lücken, negative Barbestände, Kassendifferenzen und Buchungen ohne Beleg.
Du findest die Funktion hier: /organisation/<verein>/vereinsleben/kassenbuch
Typische Fehler und Lösungen
- „Die Kasse ist für diesen Tag schon abgeschlossen.“
- Ein abgeschlossener Tag nimmt keine Buchung mehr an. Buche die Korrektur mit einem Datum nach dem letzten Abschluss.
- „Lege zuerst den Anfangsbestand dieser Kasse im Kassenbuch fest.“
- Jede Kasse braucht einmal einen Anfangsbestand, bevor du buchen kannst.
- Eine Rücklagenzuführung lässt sich nicht im Kassenbuch erfassen.
- Eine Zuführung zur Rücklage ist kein Geldabfluss. Erfasse sie im Jahresabschluss unter „Rücklagen“.
Gut zu wissen
- Das Kassenbuch ist eine Arbeitshilfe. Es ersetzt weder die Steuerberatung noch eine geprüfte Buchführungssoftware; ein Gütesiegel (zum Beispiel „GoBD-zertifiziert“) wird nicht behauptet.
- Beträge, Texte, Belegnummern und Vermerke sind verschlüsselt gespeichert. Das Protokoll nennt Änderungen, aber keine Texte oder Belegnummern.
- Es gibt je Verein eine Barkasse und ein Bankkonto. Eine Belegdatei lässt sich im Formular noch nicht auswählen; du trägst die Belegnummer ein.
- Wie du aus dem Kassenbuch und dem Journal einen DATEV-Buchungsstapel erzeugst, steht im Artikel „DATEV-Buchungsstapel exportieren (Premium)“.