Solicitar pagos y vender entradas – sin que el dinero pase por CLUP.life
Cómo solicitar cuotas, gastos de viaje o dinero de camisetas, anotar los pagos recibidos y contabilizarlos en el diario. Los eventos tienen entradas con código QR y control de acceso.
FinanzasBásico (gratis)Revisado el 09.11.2026
Request payments and sell tickets
Set the payment method, create a payment request, record incoming payments, book them in the journal and use tickets with a QR code and entry scan – without money passing through CLUP.life.
Mostrar la transcripción
- In this video you request payments from your members and issue tickets for an event.
- First you set the payment method: transfer, cash and, if you like, your club’s payment page, for example at PayPal.
- Important: CLUP.life is not a payment service provider. The money goes directly to your club. CLUP.life holds nothing, forwards nothing and collects nothing.
- On the “Payment requests” tab you create a request with “New payment request”: title, amount per person, due date and who should pay, here all members.
- With “Request” every member gets an item of their own and a notification. For children it goes to the guardians.
- This is what a member sees: under “My payments” there are the amount, the IBAN, a payment reference with a personal code and a GiroCode for the banking app.
- When money arrives, you open the request and record it per person: paid in cash, transferred or waived. The code in the reference tells you who paid.
- With “book payments in the journal” the paid items end up as a single income entry in the journal, without names. This never happens automatically.
- Three days before the due date CLUP.life sends a reminder, a week after it a dunning notice. With “Withdraw” you take a request back.
- Events can have tickets. In the event, you choose the ticket types and prices in the “Tickets” section; zero euros means free. Then you start the sale.
- Members order their ticket with one click and get a QR code. They can also order tickets for their children or for companions.
- At the door you open “Entry” and scan the QR codes with the camera or a handheld scanner. A second scan of the same ticket is rejected.
- That is how you request payments, record what comes in and issue tickets, always directly between your members and your club.
Requisitos
- Tienes «Gestionar las finanzas» directamente en el club (para entradas basta la dirección del evento; para contabilizar en el diario necesitas «Gestionar las finanzas»).
- Para la transferencia con GiroCode, el IBAN y el titular de la cuenta del club están guardados en los datos básicos financieros.
¿Quién puede hacerlo?
Crear, anotar, conciliar y contabilizar: solo «Gestionar las finanzas», directamente en el club. Las personas afectadas ven sus propios pagos en «Mis pagos», los tutores también los de sus hijos. El resto de personas no ven nada.
Paso a paso
Definir la forma de pago
Abre «Vida del club», cambia a «Dirección» y elige «Pagos». En la pestaña «Forma de pago» activas transferencia y pago en efectivo y, si quieres, indicas la página de pago de tu club (https) y una nota. CLUP.life no acepta dinero por sí mismo.
Crear una solicitud de pago
En la pestaña «Solicitudes de pago» haz clic en «Nueva solicitud de pago»: título, importe por persona, vencimiento y «¿Quién debe pagar?» (todos los miembros, un grupo, todos los que confirmaron un evento o los inscritos de un viaje). Cada persona recibe su propia partida y un aviso; en el caso de los niños, va a los tutores.
Cómo pagan los miembros
En «Mis pagos» ven el IBAN, el concepto con su código (por ejemplo CLUP-ABC234) y un GiroCode para escanear en la app del banco – o la página de pago o el pago en efectivo. Deben usar el concepto sin cambiarlo.
Anotar el pago recibido
Abre la solicitud. Por cada persona haz clic en «Pagado en efectivo», «Transferido» o «Condonado». Con Premium, en «Conciliar el extracto bancario» subes el extracto CSV de tu banco: primero «Vista previa», luego «Anotar las coincidencias como pagadas». La asignación se hace solo por el código; los pagos parciales siguen abiertos.
Contabilizar en el diario
En la solicitud haz clic en «Contabilizar … pagos en el diario» y elige el ámbito fiscal. Las partidas pagadas aparecen como un único ingreso en el diario, sin nombres. Esto nunca ocurre automáticamente. Un ejercicio bloqueado no admite asientos.
Recordatorio y retirada
Tres días antes del vencimiento hay un recordatorio; una semana después, exactamente un aviso de reclamación. Con «Retirar», la solicitud desaparece para las personas afectadas; los pagos anotados se conservan.
Preparar las entradas
Abre el evento. En la sección «Entradas» elige «Iniciar la venta de entradas» y define los tipos de entrada (miembro, invitado, reducida) con precio en euros (0 = gratis) y plazas, además de «Plazas en total», «Venta hasta (opcional)» y «Plazo de pago en días». Hasta 100 entradas por evento son gratuitas.
Pedir y pagar entradas
Los miembros eligen «Pedir entrada» para sí mismos, sus hijos o un acompañante con nombre; hay una entrada válida por persona y evento. La dirección del evento crea entradas de invitado con nombre; no hay página de pedido pública. Las entradas gratuitas están pagadas al instante. Con precio superior a 0, la entrada muestra código y GiroCode y vale en cuanto eliges «Anotar como pagado» en la «Lista de entradas» (o mediante la conciliación del extracto con Premium).
Acceso y cancelación
En la puerta elige «Abrir el acceso» y escanea los códigos QR con la cámara, un lector manual o escribiéndolos; un segundo escaneo se rechaza con «Ya ha entrado». Las entradas sin pagar solo se admiten con «Admitir entradas sin pagar». Con «Cancelar», quien pidió libera las entradas sin pagar; las pagadas solo las cancela la dirección del evento (el reembolso se hace fuera de CLUP.life), las escaneadas nunca. Contabilizas las entradas pagadas con «Contabilizar las entradas pagadas en el diario»; las gratuitas no pasan al diario.
Encontrarás la función aquí: /organisation/<verein>/vereinsleben/zahlungen
Errores habituales y soluciones
- «El círculo destinatario está vacío.»
- En el círculo elegido no hay nadie que deba pagar. Revisa el grupo, las confirmaciones del evento o las inscripciones al viaje.
- «Este ejercicio está bloqueado.»
- Levanta el bloqueo en el cierre anual o contabiliza más tarde.
- «Disponible con Premium.»
- Las series, la conciliación del extracto, el análisis y más de 100 entradas por evento son Premium. Las solicitudes individuales, el registro, el diario y las entradas hasta 100 siguen siendo gratuitos.
- Una entrada muestra «Aún sin pagar» en la puerta.
- Anota el pago en la lista de entradas o admite expresamente las entradas sin pagar (por ejemplo pago en efectivo en la puerta).
- La solicitud tiene más de 2000 destinatarios.
- Una solicitud tiene como máximo 2000 partidas. Divide los círculos grandes en grupos y crea una solicitud por grupo.
- Una persona no puede pedir una segunda entrada.
- Hay una entrada válida por persona y evento. Cancela la anterior o pide para un acompañante con nombre.
Conviene saber
- CLUP.life no es un proveedor de servicios de pago: no retiene, reenvía ni cobra dinero. El pago se hace directamente al club y la dirección confirma la recepción.
- Los importes, títulos y códigos se guardan cifrados. Del extracto bancario no se guarda nada; los nombres y IBAN de quienes pagan no se leen.
- Las solicitudes recurrentes (mensuales, trimestrales, anuales) son Premium. Sin Premium, una serie termina tras la solicitud en curso; las existentes se mantienen.
- En el caso de los niños la partida pertenece al niño; el aviso va además a los tutores y no menciona ni importe ni finalidad. Los nombres de invitados en las entradas se borran 90 días después del evento.
- CLUP.life no cobra pagos por domiciliación; el archivo SEPA del área de cuotas es una exportación de archivo independiente para el banco del club.