Kasa defteri tutma: nakit ve banka, gün kapanışı ve kasa sayımı
Nakit kasayı ve banka hesabını sıralı numarayla nasıl tutarsınız, günleri kasa sayımıyla nasıl kapatırsınız ve kasa denetimine nasıl PDF verirsiniz.
FinansTemel (ücretsiz)09.11.2026 tarihinde kontrol edildi
Keeping the cash book and the DATEV export
Keep the cash book for the cash box and the bank account: opening balance, entries, reversal, daily closing with cash count and a PDF for the cash audit. Plus the DATEV posting batch for your tax adviser (Premium).
Çözümlemeyi göster
- In this video you keep your club’s cash book and pass the figures on to your tax adviser. You find it in Club life under Money and funding.
- At the top choose the cash box or the bank account. For each one you first set the opening balance. It cannot be changed later.
- With “Record entry” you enter the date, amount and text, and if you like a receipt number. Every entry gets a running number without gaps.
- You record an expense the same way, the receipt number later goes into the DATEV export. Here I deliberately type a wrong amount.
- Nothing is ever deleted. With “Reverse” the entry stays visible with its number but no longer counts. This works as long as the day is not closed.
- At the end of the day you close it. Count the cash, enter the counted amount, and CLUP.life shows the difference to the target from the entries.
- For the cash audit there is a PDF with all entries, the daily closings and lines for the signatures. You get the same figures as a CSV file.
- Now the DATEV export, a Premium feature. It is under Non-profit status, on the Annual statement tab, in the DATEV posting batch block.
- Your tax adviser knows the account numbers. Save them the category table to fill in. These are made-up example values, CLUP.life suggests no accounts.
- “Create DATEV file” saves the batch. Have your adviser test it in a test client first. CLUP.life gives no tax advice and sends nothing to DATEV.
Ön koşullar
- “Finansı yönet” (yazmak için) veya “Finans salt okunur” (kasa denetimi) yetkiniz var.
- Kasa defteri ücretsizdir. DATEV dışa aktarımı (belge numarası ve masraf merkeziyle) Premium kapsamındadır.
Bunu kim yapabilir?
Okuma ve dışa aktarma (kasa defteri, CSV, PDF): “Finans salt okunur” veya “Finansı yönet”, doğrudan dernekte. Yazma (açılış bakiyesi, kayıt, iptal, gün kapanışı): yalnızca “Finansı yönet”. Diğer herkes sayfayı görmez.
Adım adım
Açılış bakiyesini belirleyin
“Dernek hayatı”nı açın, “Liderlik” görünümüne geçin ve “Para ve destek” altında “Kasa defteri”ni seçin. Üstten “Nakit kasa” veya “Banka hesabı”nı seçin ve açılış bakiyesiyle başlangıcı belirleyin. Banka hesabı eksi bakiyeyle başlayabilir. Açılış bakiyesi sonradan değiştirilemez.
Kayıtları girin
“Kayıt gir”i seçin; tarihi, tutarı, metni ve alanı, gerekirse belge numarasını ve masraf merkezini yazın. Her kayıt boşluksuz, sıralı bir numara alır. Kayıt aynı zamanda kamu yararı defterinde de yer alır; ikinci bir muhasebe yoktur.
Günü kapatın (kasa sayımı)
“Günü kapat”ı seçin, sayılan bakiyeyi girin ve bir not ekleyin. CLUP.life beklenen bakiyeyi kayıtlardan hesaplar ve farkı gösterir. Ardından kasa, o gün ve önceki günler için kayıt veya iptal kabul etmez.
Hataları düzeltin
Bir gün kapanmadan önce kaydı iptal edebilirsiniz; numarasıyla görünür kalır ama artık sayılmaz. Kapanıştan sonra daha sonraki bir günde karşı kayıtla düzeltin. Silme yoktur.
Kasa denetimi için dışa aktarın
“Kasa denetimi için PDF” veya “CSV”yi seçin. PDF, numara ve bakiyeyle tüm kayıtları, farklarıyla gün kapanışlarını ve imza satırlarını içerir. Üstteki notlar boşlukları, eksi nakit bakiyeleri, kasa farklarını ve belgesiz kayıtları gösterir.
İşlevi burada bulabilirsiniz: /organisation/<verein>/vereinsleben/kassenbuch
Sık karşılaşılan hatalar ve çözümler
- “Kasa bu gün için zaten kapatıldı.”
- Kapatılmış gün başka kayıt kabul etmez. Düzeltmeyi son kapanıştan sonraki bir tarihle kaydedin.
- “Önce kasa defterinde bu kasanın açılış bakiyesini belirleyin.”
- Kayıt yapabilmeniz için her kasanın bir kez açılış bakiyesi olmalıdır.
- Yedeğe aktarım kasa defterine girilemez.
- Yedeğe aktarım bir para çıkışı değildir. Bunu yıllık hesap kapanışında “Yedekler” altında girin.
Bilmekte fayda var
- Kasa defteri bir çalışma yardımcısıdır. Vergi danışmanlığının veya denetlenmiş muhasebe yazılımının yerini tutmaz; hiçbir sertifika (örneğin “GoBD sertifikalı”) öne sürülmez.
- Tutarlar, metinler, belge numaraları ve notlar şifreli saklanır. Denetim kaydı değişiklikleri belirtir ama metinleri veya belge numaralarını içermez.
- Dernek başına bir nakit kasa ve bir banka hesabı vardır. Formda henüz belge dosyası seçilemez; belge numarasını girersiniz.
- Kasa defterinden ve defterden DATEV muhasebe kaydı paketinin nasıl oluşturulacağı “DATEV muhasebe kaydı paketini dışa aktarma (Premium)” makalesinde anlatılır.