Prowadzenie księgi kasowej: gotówka i bank, zamknięcie dnia i inwentaryzacja kasy
Jak prowadzić kasę gotówkową i rachunek bankowy z ciągłą numeracją, zamykać dni inwentaryzacją kasy i przekazywać plik PDF kontroli kasy.
FinansePodstawowy (bezpłatny)Sprawdzono dnia 09.11.2026
Keeping the cash book and the DATEV export
Keep the cash book for the cash box and the bank account: opening balance, entries, reversal, daily closing with cash count and a PDF for the cash audit. Plus the DATEV posting batch for your tax adviser (Premium).
Pokaż transkrypcję
- In this video you keep your club’s cash book and pass the figures on to your tax adviser. You find it in Club life under Money and funding.
- At the top choose the cash box or the bank account. For each one you first set the opening balance. It cannot be changed later.
- With “Record entry” you enter the date, amount and text, and if you like a receipt number. Every entry gets a running number without gaps.
- You record an expense the same way, the receipt number later goes into the DATEV export. Here I deliberately type a wrong amount.
- Nothing is ever deleted. With “Reverse” the entry stays visible with its number but no longer counts. This works as long as the day is not closed.
- At the end of the day you close it. Count the cash, enter the counted amount, and CLUP.life shows the difference to the target from the entries.
- For the cash audit there is a PDF with all entries, the daily closings and lines for the signatures. You get the same figures as a CSV file.
- Now the DATEV export, a Premium feature. It is under Non-profit status, on the Annual statement tab, in the DATEV posting batch block.
- Your tax adviser knows the account numbers. Save them the category table to fill in. These are made-up example values, CLUP.life suggests no accounts.
- “Create DATEV file” saves the batch. Have your adviser test it in a test client first. CLUP.life gives no tax advice and sends nothing to DATEV.
Wymagania
- Masz uprawnienie „Zarządzanie finansami” (do zapisu) lub „Finanse tylko do odczytu” (kontrola kasy).
- Księga kasowa jest bezpłatna. Eksport DATEV (z numerem dowodu i miejscem powstawania kosztów) należy do Premium.
Kto może to zrobić?
Odczyt i eksport (księga kasowa, CSV, PDF): „Finanse tylko do odczytu” lub „Zarządzanie finansami”, bezpośrednio w klubie. Zapis (saldo początkowe, księgowanie, storno, zamknięcie dnia): tylko „Zarządzanie finansami”. Pozostałe osoby nie widzą tej strony.
Krok po kroku
Ustaw saldo początkowe
Otwórz „Życie klubu”, przełącz na „Kierownictwo” i wybierz „Księga kasowa” w „Pieniądze i finansowanie”. U góry wybierz „Kasa gotówkowa” lub „Rachunek bankowy” i ustaw saldo początkowe oraz początek. Rachunek bankowy może zaczynać się od salda ujemnego. Salda początkowego nie można później zmienić.
Zapisuj księgowania
Wybierz „Zapisz księgowanie”, wpisz datę, kwotę, tekst i obszar oraz w razie potrzeby numer dowodu i miejsce powstawania kosztów. Każde księgowanie dostaje ciągły numer bez luk. Księgowanie trafia też do dziennika pożytku publicznego; nie ma drugiej księgowości.
Zamknij dzień (inwentaryzacja kasy)
Wybierz „Zamknij dzień”, wpisz policzony stan i dodaj adnotację. CLUP.life wylicza stan oczekiwany z księgowań i pokazuje różnicę. Potem kasa nie przyjmuje już księgowań ani storn dla tego dnia i dni wcześniejszych.
Popraw błędy
Przed zamknięciem dnia możesz stornować księgowanie; pozostaje widoczne ze swoim numerem i przestaje się liczyć. Po zamknięciu popraw je księgowaniem przeciwstawnym w późniejszym dniu. Nie ma usuwania.
Eksport dla kontroli kasy
Wybierz „PDF na potrzeby kontroli kasy” lub „CSV”. PDF zawiera wszystkie księgowania z numerem i saldem, zamknięcia dni z różnicami oraz wiersze na podpisy. Wskazówki u góry pokazują luki, ujemne stany gotówki, różnice kasowe i księgowania bez dowodu.
Funkcję znajdziesz tutaj: /organisation/<verein>/vereinsleben/kassenbuch
Typowe błędy i rozwiązania
- „Kasa jest już zamknięta dla tego dnia.”
- Zamknięty dzień nie przyjmuje już księgowań. Zaksięguj korektę z datą po ostatnim zamknięciu.
- „Najpierw ustaw w księdze kasowej saldo początkowe tej kasy.”
- Każda kasa potrzebuje raz salda początkowego, zanim zaczniesz księgować.
- Odpisu na rezerwę nie można zapisać w księdze kasowej.
- Odpis na rezerwę nie jest wypływem pieniędzy. Zapisz go w zamknięciu roku w „Rezerwy”.
Warto wiedzieć
- Księga kasowa jest narzędziem pomocniczym. Nie zastępuje ani doradztwa podatkowego, ani zbadanego programu księgowego; nie deklarujemy żadnej certyfikacji (na przykład „certyfikat GoBD”).
- Kwoty, teksty, numery dowodów i adnotacje są zapisywane w postaci zaszyfrowanej. Dziennik audytu wymienia zmiany, ale nie teksty ani numery dowodów.
- Na klub przypada jedna kasa gotówkowa i jeden rachunek bankowy. Pliku dowodu nie można jeszcze wybrać w formularzu; wpisujesz numer dowodu.
- Jak utworzyć pakiet księgowań DATEV z księgi kasowej i dziennika, opisuje artykuł „Eksport pakietu księgowań DATEV (Premium)”.