Tenere il libro cassa: contanti e banca, chiusura giornaliera e conteggio di cassa
Come tenere la cassa contanti e il conto bancario con numerazione progressiva, chiudere i giorni con un conteggio di cassa e consegnare un PDF alla revisione di cassa.
FinanzeBase (gratuito)Verificato il 09.11.2026
Keeping the cash book and the DATEV export
Keep the cash book for the cash box and the bank account: opening balance, entries, reversal, daily closing with cash count and a PDF for the cash audit. Plus the DATEV posting batch for your tax adviser (Premium).
Mostra la trascrizione
- In this video you keep your club’s cash book and pass the figures on to your tax adviser. You find it in Club life under Money and funding.
- At the top choose the cash box or the bank account. For each one you first set the opening balance. It cannot be changed later.
- With “Record entry” you enter the date, amount and text, and if you like a receipt number. Every entry gets a running number without gaps.
- You record an expense the same way, the receipt number later goes into the DATEV export. Here I deliberately type a wrong amount.
- Nothing is ever deleted. With “Reverse” the entry stays visible with its number but no longer counts. This works as long as the day is not closed.
- At the end of the day you close it. Count the cash, enter the counted amount, and CLUP.life shows the difference to the target from the entries.
- For the cash audit there is a PDF with all entries, the daily closings and lines for the signatures. You get the same figures as a CSV file.
- Now the DATEV export, a Premium feature. It is under Non-profit status, on the Annual statement tab, in the DATEV posting batch block.
- Your tax adviser knows the account numbers. Save them the category table to fill in. These are made-up example values, CLUP.life suggests no accounts.
- “Create DATEV file” saves the batch. Have your adviser test it in a test client first. CLUP.life gives no tax advice and sends nothing to DATEV.
Requisiti
- Hai «Gestire le finanze» (per scrivere) o «Finanze in sola lettura» (revisione di cassa).
- Il libro cassa è gratuito. L’esportazione DATEV (con numero di giustificativo e centro di costo) fa parte di Premium.
Chi può farlo?
Leggere ed esportare (libro cassa, CSV, PDF): «Finanze in sola lettura» o «Gestire le finanze», direttamente nel club. Scrivere (saldo iniziale, registrazione, storno, chiusura giornaliera): solo «Gestire le finanze». Tutte le altre persone non vedono la pagina.
Passo dopo passo
Impostare il saldo iniziale
Apri «Vita associativa», passa a «Direzione» e scegli il «Libro cassa» in «Denaro e finanziamenti». In alto scegli «Cassa contanti» o «Conto bancario» e imposta il saldo iniziale e l’inizio. Il conto bancario può partire in negativo. Il saldo iniziale non si può più modificare.
Registrare i movimenti
Scegli «Registra movimento», inserisci data, importo, testo e ambito e, se serve, numero di giustificativo e centro di costo. Ogni movimento riceve un numero progressivo senza lacune. Il movimento compare anche nel giornale di utilità sociale; non esiste una seconda contabilità.
Chiudere il giorno (conteggio di cassa)
Scegli «Chiudi il giorno», inserisci il saldo contato e aggiungi una nota. CLUP.life calcola il saldo atteso dai movimenti e mostra la differenza. Poi la cassa non accetta più movimenti né storni per quel giorno e per i precedenti.
Correggere gli errori
Prima della chiusura di un giorno puoi stornare un movimento; resta visibile con il suo numero e non conta più. Dopo la chiusura correggi con un movimento di segno opposto in un giorno successivo. Non esiste la cancellazione.
Esportare per la revisione di cassa
Scegli «PDF per la revisione di cassa» o «CSV». Il PDF contiene tutti i movimenti con numero e saldo, le chiusure giornaliere con le differenze e righe per le firme. Le indicazioni in alto segnalano lacune, saldi di cassa negativi, differenze di cassa e movimenti senza giustificativo.
Trovi la funzione qui: /organisation/<verein>/vereinsleben/kassenbuch
Errori comuni e soluzioni
- «La cassa è già chiusa per questo giorno.»
- Un giorno chiuso non accetta più movimenti. Registra la correzione con una data successiva all’ultima chiusura.
- «Imposta prima il saldo iniziale di questa cassa nel libro cassa.»
- Ogni cassa ha bisogno una volta di un saldo iniziale prima di poter registrare.
- Un accantonamento a riserva non si può registrare nel libro cassa.
- Un accantonamento a riserva non è un’uscita di denaro. Registralo nella chiusura annuale, in «Riserve».
Da sapere
- Il libro cassa è uno strumento di lavoro. Non sostituisce né la consulenza fiscale né un software di contabilità certificato; non si dichiara alcuna certificazione (ad esempio «conforme GoBD»).
- Importi, testi, numeri di giustificativo e note sono salvati cifrati. Il registro delle attività riporta le modifiche, ma né testi né numeri di giustificativo.
- C’è una cassa contanti e un conto bancario per club. Nel modulo non si può ancora scegliere un file di giustificativo; inserisci il numero di giustificativo.
- Come creare un lotto di registrazioni DATEV dal libro cassa e dal giornale è descritto nell’articolo «Esportare un lotto di registrazioni DATEV (Premium)».