Tenir le livre de caisse : espèces et banque, clôture journalière et comptage de caisse
Comment tenir la caisse espèces et le compte bancaire avec numérotation continue, clôturer les jours par un comptage de caisse et remettre un PDF au contrôle de caisse.
FinancesBase (gratuit)Vérifié le 09.11.2026
Keeping the cash book and the DATEV export
Keep the cash book for the cash box and the bank account: opening balance, entries, reversal, daily closing with cash count and a PDF for the cash audit. Plus the DATEV posting batch for your tax adviser (Premium).
Afficher la transcription
- In this video you keep your club’s cash book and pass the figures on to your tax adviser. You find it in Club life under Money and funding.
- At the top choose the cash box or the bank account. For each one you first set the opening balance. It cannot be changed later.
- With “Record entry” you enter the date, amount and text, and if you like a receipt number. Every entry gets a running number without gaps.
- You record an expense the same way, the receipt number later goes into the DATEV export. Here I deliberately type a wrong amount.
- Nothing is ever deleted. With “Reverse” the entry stays visible with its number but no longer counts. This works as long as the day is not closed.
- At the end of the day you close it. Count the cash, enter the counted amount, and CLUP.life shows the difference to the target from the entries.
- For the cash audit there is a PDF with all entries, the daily closings and lines for the signatures. You get the same figures as a CSV file.
- Now the DATEV export, a Premium feature. It is under Non-profit status, on the Annual statement tab, in the DATEV posting batch block.
- Your tax adviser knows the account numbers. Save them the category table to fill in. These are made-up example values, CLUP.life suggests no accounts.
- “Create DATEV file” saves the batch. Have your adviser test it in a test client first. CLUP.life gives no tax advice and sends nothing to DATEV.
Prérequis
- Vous avez « Gérer les finances » (pour écrire) ou « Finances en lecture seule » (contrôle de caisse).
- Le livre de caisse est gratuit. L’export DATEV (avec numéro de pièce et centre de coûts) fait partie de Premium.
Qui peut le faire ?
Consulter et exporter (livre de caisse, CSV, PDF) : « Finances en lecture seule » ou « Gérer les finances », directement dans le club. Écrire (solde initial, écriture, annulation, clôture journalière) : uniquement « Gérer les finances ». Les autres ne voient pas la page.
Pas à pas
Définir le solde initial
Ouvrez « Vie du club », passez à « Direction » et choisissez le « Livre de caisse » sous « Argent et financement ». Choisissez en haut « Caisse espèces » ou « Compte bancaire » et définissez le solde initial et le début. Le compte bancaire peut démarrer en négatif. Le solde initial ne peut plus être modifié ensuite.
Saisir les écritures
Choisissez « Enregistrer une écriture », saisissez la date, le montant, le texte et le domaine et, au besoin, le numéro de pièce et le centre de coûts. Chaque écriture reçoit un numéro continu sans trou. L’écriture figure aussi dans le journal d’utilité publique ; il n’y a pas de seconde comptabilité.
Clôturer le jour (comptage de caisse)
Choisissez « Clôturer le jour », saisissez le solde compté et ajoutez une remarque. CLUP.life calcule le solde attendu à partir des écritures et affiche l’écart. Ensuite la caisse n’accepte plus ni écriture ni annulation pour ce jour et les jours antérieurs.
Corriger les erreurs
Avant la clôture d’un jour, vous pouvez annuler une écriture ; elle reste visible avec son numéro et ne compte plus. Après la clôture, corrigez par une contre-écriture un jour ultérieur. Il n’y a pas de suppression.
Exporter pour le contrôle de caisse
Choisissez « PDF pour le contrôle de caisse » ou « CSV ». Le PDF contient toutes les écritures avec numéro et solde, les clôtures journalières avec écarts et des lignes pour les signatures. Les remarques en haut signalent les trous, les soldes espèces négatifs, les écarts de caisse et les écritures sans pièce.
Vous trouverez la fonction ici : /organisation/<verein>/vereinsleben/kassenbuch
Erreurs fréquentes et solutions
- « La caisse est déjà clôturée pour ce jour. »
- Un jour clôturé n’accepte plus d’écriture. Passez la correction avec une date postérieure à la dernière clôture.
- « Définissez d’abord le solde initial de cette caisse dans le livre de caisse. »
- Chaque caisse a besoin une fois d’un solde initial avant que vous puissiez passer des écritures.
- Une dotation aux réserves ne peut pas être saisie dans le livre de caisse.
- Une dotation aux réserves n’est pas une sortie d’argent. Saisissez-la dans la clôture annuelle sous « Réserves ».
Bon à savoir
- Le livre de caisse est une aide de travail. Il ne remplace ni le conseil fiscal ni un logiciel de comptabilité certifié ; aucune certification (par exemple « conforme GoBD ») n’est revendiquée.
- Les montants, textes, numéros de pièce et remarques sont stockés chiffrés. Le journal d’audit mentionne les modifications, mais ni textes ni numéros de pièce.
- Il y a une caisse espèces et un compte bancaire par club. Un fichier de pièce ne peut pas encore être choisi dans le formulaire ; vous saisissez le numéro de pièce.
- La création d’un lot d’écritures DATEV à partir du livre de caisse et du journal est décrite dans l’article « Exporter un lot d’écritures DATEV (Premium) ».