Llevar el libro de caja: efectivo y banco, cierre diario y arqueo
Cómo llevar la caja de efectivo y la cuenta bancaria con numeración correlativa, cerrar los días con un arqueo y entregar un PDF a la revisión de cuentas.
FinanzasBásico (gratis)Revisado el 09.11.2026
Keeping the cash book and the DATEV export
Keep the cash book for the cash box and the bank account: opening balance, entries, reversal, daily closing with cash count and a PDF for the cash audit. Plus the DATEV posting batch for your tax adviser (Premium).
Mostrar la transcripción
- In this video you keep your club’s cash book and pass the figures on to your tax adviser. You find it in Club life under Money and funding.
- At the top choose the cash box or the bank account. For each one you first set the opening balance. It cannot be changed later.
- With “Record entry” you enter the date, amount and text, and if you like a receipt number. Every entry gets a running number without gaps.
- You record an expense the same way, the receipt number later goes into the DATEV export. Here I deliberately type a wrong amount.
- Nothing is ever deleted. With “Reverse” the entry stays visible with its number but no longer counts. This works as long as the day is not closed.
- At the end of the day you close it. Count the cash, enter the counted amount, and CLUP.life shows the difference to the target from the entries.
- For the cash audit there is a PDF with all entries, the daily closings and lines for the signatures. You get the same figures as a CSV file.
- Now the DATEV export, a Premium feature. It is under Non-profit status, on the Annual statement tab, in the DATEV posting batch block.
- Your tax adviser knows the account numbers. Save them the category table to fill in. These are made-up example values, CLUP.life suggests no accounts.
- “Create DATEV file” saves the batch. Have your adviser test it in a test client first. CLUP.life gives no tax advice and sends nothing to DATEV.
Requisitos
- Tienes «Gestionar las finanzas» (para escribir) o «Finanzas solo lectura» (revisión de cuentas).
- El libro de caja es gratuito. La exportación DATEV (con número de justificante y centro de coste) forma parte de Premium.
¿Quién puede hacerlo?
Consultar y exportar (libro de caja, CSV, PDF): «Finanzas solo lectura» o «Gestionar las finanzas», directamente en el club. Escribir (saldo inicial, asiento, anulación, cierre diario): solo «Gestionar las finanzas». El resto de personas no ven la página.
Paso a paso
Fijar el saldo inicial
Abre «Vida del club», cambia a «Dirección» y elige el «Libro de caja» en «Dinero y financiación». Elige arriba «Caja de efectivo» o «Cuenta bancaria» y fija el saldo inicial y el comienzo. La cuenta bancaria puede empezar en negativo. El saldo inicial no se puede cambiar después.
Registrar asientos
Elige «Registrar asiento», introduce fecha, importe, texto y ámbito y, si hace falta, número de justificante y centro de coste. Cada asiento recibe un número correlativo sin huecos. El asiento figura también en el diario de utilidad pública; no hay una segunda contabilidad.
Cerrar el día (arqueo)
Elige «Cerrar el día», introduce el saldo contado y añade una nota. CLUP.life calcula el saldo esperado a partir de los asientos y muestra la diferencia. Después la caja no admite asientos ni anulaciones para ese día ni para los anteriores.
Corregir errores
Antes de cerrar un día puedes anular un asiento; sigue visible con su número y deja de contar. Tras el cierre, corrige con un contraasiento en un día posterior. No existe el borrado.
Exportar para la revisión de cuentas
Elige «PDF para la revisión de cuentas» o «CSV». El PDF contiene todos los asientos con número y saldo, los cierres diarios con diferencias y líneas para las firmas. Los avisos de arriba señalan huecos, saldos de efectivo negativos, diferencias de caja y asientos sin justificante.
Encontrarás la función aquí: /organisation/<verein>/vereinsleben/kassenbuch
Errores habituales y soluciones
- «La caja ya está cerrada para este día.»
- Un día cerrado no admite más asientos. Registra la corrección con una fecha posterior al último cierre.
- «Primero fija el saldo inicial de esta caja en el libro de caja.»
- Cada caja necesita una vez un saldo inicial antes de poder registrar asientos.
- Una dotación a reservas no se puede registrar en el libro de caja.
- Una dotación a reservas no es una salida de dinero. Regístrala en el cierre anual, en «Reservas».
Conviene saber
- El libro de caja es una ayuda de trabajo. No sustituye ni el asesoramiento fiscal ni un programa de contabilidad auditado; no se afirma ninguna certificación (por ejemplo «certificado GoBD»).
- Los importes, textos, números de justificante y notas se guardan cifrados. El registro de actividad menciona los cambios, pero no textos ni números de justificante.
- Hay una caja de efectivo y una cuenta bancaria por club. Aún no se puede elegir un archivo de justificante en el formulario; introduces el número de justificante.
- Cómo crear un lote de asientos DATEV a partir del libro de caja y del diario se describe en el artículo «Exportar un lote de asientos DATEV (Premium)».