مسك دفتر الصندوق: النقد والبنك، الإقفال اليومي وجرد الصندوق
كيف تمسك الصندوق النقدي والحساب البنكي بترقيم متسلسل، وتُقفل الأيام بجرد للصندوق، وتسلّم تدقيق الصندوق ملف PDF.
الشؤون الماليةأساسي (مجاني)تمت المراجعة في 09.11.2026
Keeping the cash book and the DATEV export
Keep the cash book for the cash box and the bank account: opening balance, entries, reversal, daily closing with cash count and a PDF for the cash audit. Plus the DATEV posting batch for your tax adviser (Premium).
عرض النص المكتوب
- In this video you keep your club’s cash book and pass the figures on to your tax adviser. You find it in Club life under Money and funding.
- At the top choose the cash box or the bank account. For each one you first set the opening balance. It cannot be changed later.
- With “Record entry” you enter the date, amount and text, and if you like a receipt number. Every entry gets a running number without gaps.
- You record an expense the same way, the receipt number later goes into the DATEV export. Here I deliberately type a wrong amount.
- Nothing is ever deleted. With “Reverse” the entry stays visible with its number but no longer counts. This works as long as the day is not closed.
- At the end of the day you close it. Count the cash, enter the counted amount, and CLUP.life shows the difference to the target from the entries.
- For the cash audit there is a PDF with all entries, the daily closings and lines for the signatures. You get the same figures as a CSV file.
- Now the DATEV export, a Premium feature. It is under Non-profit status, on the Annual statement tab, in the DATEV posting batch block.
- Your tax adviser knows the account numbers. Save them the category table to fill in. These are made-up example values, CLUP.life suggests no accounts.
- “Create DATEV file” saves the batch. Have your adviser test it in a test client first. CLUP.life gives no tax advice and sends nothing to DATEV.
المتطلبات
- لديك صلاحية «إدارة الشؤون المالية» (للكتابة) أو «الشؤون المالية للقراءة فقط» (تدقيق الصندوق).
- دفتر الصندوق مجاني. أما تصدير DATEV (مع رقم المستند ومركز التكلفة) فيندرج ضمن Premium.
من يمكنه فعل ذلك؟
القراءة والتصدير (دفتر الصندوق وCSV وPDF): «الشؤون المالية للقراءة فقط» أو «إدارة الشؤون المالية»، مباشرةً في الجمعية. الكتابة (الرصيد الافتتاحي، القيد، الإلغاء، الإقفال اليومي): «إدارة الشؤون المالية» فقط. لا يرى الآخرون الصفحة.
خطوة بخطوة
حدّد الرصيد الافتتاحي
افتح «حياة الجمعية» وانتقل إلى «القيادة» واختر «دفتر الصندوق» ضمن «المال والدعم». اختر في الأعلى «صندوق نقدي» أو «حساب بنكي» وحدّد الرصيد الافتتاحي والبداية. يمكن أن يبدأ الحساب البنكي برصيد سالب. لا يمكن تغيير الرصيد الافتتاحي لاحقًا.
سجّل القيود
اختر «تسجيل قيد» وأدخل التاريخ والمبلغ والنص والمجال، وعند الحاجة رقم المستند ومركز التكلفة. يحصل كل قيد على رقم متسلسل دون فجوات. ويظهر القيد أيضًا في سجل الصفة الخيرية؛ لا توجد محاسبة ثانية.
أقفل اليوم (جرد الصندوق)
اختر «إقفال اليوم» وأدخل الرصيد المعدود وأضف ملاحظة. يحسب CLUP.life الرصيد المتوقع من القيود ويعرض الفرق. بعد ذلك لا يقبل الصندوق أي قيد أو إلغاء لهذا اليوم ولما قبله.
صحّح الأخطاء
قبل إقفال اليوم يمكنك إلغاء قيد؛ يبقى ظاهرًا برقمه ولا يُحتسب بعد ذلك. وبعد الإقفال صحّح بقيد معاكس في يوم لاحق. لا يوجد حذف.
صدّر لتدقيق الصندوق
اختر «ملف PDF لتدقيق الصندوق» أو «CSV». يتضمن ملف PDF كل القيود مع الرقم والرصيد، والإقفالات اليومية مع الفروق، وأسطرًا للتواقيع. وتُظهر الملاحظات في الأعلى الفجوات والأرصدة النقدية السالبة وفروق الصندوق والقيود دون مستند.
تجد الوظيفة هنا: /organisation/<verein>/vereinsleben/kassenbuch
أخطاء شائعة وحلولها
- «الصندوق مُقفل بالفعل لهذا اليوم.»
- لا يقبل اليوم المُقفل أي قيود أخرى. سجّل التصحيح بتاريخ يلي آخر إقفال.
- «حدّد أولًا الرصيد الافتتاحي لهذا الصندوق في دفتر الصندوق.»
- يحتاج كل صندوق إلى رصيد افتتاحي مرة واحدة قبل أن تتمكن من التسجيل.
- لا يمكن تسجيل تحويل إلى احتياطي في دفتر الصندوق.
- التحويل إلى احتياطي ليس خروجًا للنقد. سجّله في الإقفال السنوي ضمن «الاحتياطيات».
من المفيد أن تعرف
- دفتر الصندوق أداة مساعدة للعمل. لا يحلّ محل الاستشارة الضريبية ولا محل برنامج محاسبة مدقَّق؛ ولا يُدَّعى أي اعتماد (مثل «معتمد وفق GoBD»).
- تُخزَّن المبالغ والنصوص وأرقام المستندات والملاحظات مشفّرة. يذكر سجل التدقيق التغييرات دون النصوص أو أرقام المستندات.
- لكل جمعية صندوق نقدي واحد وحساب بنكي واحد. لا يمكن بعد اختيار ملف مستند في النموذج؛ تُدخل رقم المستند.
- يشرح مقال «تصدير حزمة قيود DATEV (Premium)» كيفية إنشاء حزمة قيود DATEV من دفتر الصندوق وسجل اليومية.