Zuwendungsbestätigungen (Spendenquittungen) erstellen
So verbuchst du eingegangene Spenden, bereitest Bestätigungen als Entwurf vor und stellst sie nummeriert aus.
FinanzenBasis (kostenlos)Geprüft am 30.10.2026
Spende erfassen und Zuwendungsbestätigung erstellen
Steuerdaten hinterlegen, eine eingegangene Spende verbuchen, den Entwurf der Zuwendungsbestätigung prüfen, ausstellen und als PDF ausgeben.
Transkript anzeigen
- In diesem Video erfasst du eine Spende und erstellst dafür eine Zuwendungsbestätigung. Du findest alles im Vereinsleben bei den Spenden.
- Ein Klick auf „Spendenbescheinigungen“ öffnet die Verwaltung. Zuerst brauchst du die Steuerdaten: Ohne sie kannst du Spenden nur verbuchen, nicht bescheinigen.
- Trage Finanzamt und Steuernummer ein, dazu Art und Datum des Bescheids, den begünstigten Zweck und die unterzeichnende Person. Danach speicherst du.
- Im Reiter „Buchungen“ verbuchst du die eingegangene Spende: Art, Betrag, Eingangsdatum sowie Name und Anschrift der spendenden Person. Ich nehme erfundene Angaben.
- Mit „Verbuchen“ steht die Spende in der Liste. Markiere sie und lege einen Entwurf der Einzelbestätigung an.
- Unter „Entwürfe“ kontrollierst du den Wortlaut mit „Ansehen“. Ein Entwurf hat noch keine Nummer und gilt nicht.
- Passt alles, stellst du die Bestätigung mit „Jetzt ausstellen“ aus. Sie bekommt eine fortlaufende Nummer und lässt sich nicht mehr ändern.
- Im „Register der Bestätigungen“ gibst du das Original genau einmal als PDF aus. Jeder weitere Abruf ist ein Duplikat. Bei einem Fehler stornierst du und ersetzt die Bestätigung.
Voraussetzungen
- Der Verein ist gemeinnützig und hat einen gültigen Freistellungs- oder Feststellungsbescheid des Finanzamts.
- Die Spende ist tatsächlich eingegangen (Geld oder Sache).
Wer darf das?
Buchungen und Entwürfe legt an, wer „Finanzen verwalten“ hat. Ausstellen, Original ausgeben, elektronisch Übermitteln und Stornieren dürfen nur Inhaber und Vorstand (Recht „Mitgliederliste exportieren“), damit Entwurf und Bestätigung nicht von derselben Rolle allein stammen müssen. Die spendende Person sieht nur die eigenen.
Schritt für Schritt
Steuerdaten hinterlegen
Öffne „Spendenaufrufe verwalten“ und dann die Spendenbescheinigungen. Im Reiter „Steuerdaten“ trägst du „Finanzamt“, „Steuernummer“, „Bescheid“ (Freistellung oder Feststellung nach § 60a AO), „Datum des Bescheids“, „Veranlagungszeitraum“, „Begünstigter Zweck“ und die „Unterzeichnende Person“ ein. Dann „Speichern“. Ohne diese Angaben kannst du Spenden nur verbuchen, nicht bescheinigen.
Eingegangene Zuwendung verbuchen
Unter „Eingegangene Zuwendung verbuchen“ wählst du die „Art“ (Geldspende, Sachspende oder Verzicht auf Aufwendungsersatz), „Betrag in Euro“, „Eingang am“, Name und Anschrift der spendenden Person. Bei Sachspenden gehören Herkunft und Wertunterlagen dazu. Dann „Verbuchen“. Zusagen aus einem Spendenaufruf werden nie bescheinigt.
Entwurf anlegen
In der Liste „Buchungen“ wählst du eine oder mehrere Buchungen und legst „Entwurf Einzelbestätigung“ oder „Entwurf Sammelbestätigung“ an. Eine Sammelbestätigung gilt für eine spendende Person und ein Kalenderjahr.
Entwurf prüfen
Unter „Entwürfe“ siehst du „Prüfen, dann ausstellen“. Mit „Ansehen“ oder „Entwurf als PDF“ kontrollierst du den Wortlaut. Ein Entwurf hat keine Nummer und ist nicht gültig. „Bitte prüfen“ zeigt Mängel an, z. B. fehlende Wertunterlagen.
Ausstellen
Mit „Jetzt ausstellen“ bekommt die Bestätigung eine fortlaufende Nummer und wird unveränderlich. Nur Inhaber und Vorstand dürfen das.
Original ausgeben oder übermitteln
Im „Register der Bestätigungen“ gibst du das Original genau einmal als PDF aus („Original als PDF“) oder schickst es mit „An die Person übermitteln“ elektronisch (die Person findet es unter Einstellungen, Zuwendungsbestätigungen). Jeder weitere Abruf ist als „Duplikat als PDF“ gekennzeichnet.
Fehler korrigieren
Mit „Stornieren und ersetzen“ wird die Bestätigung storniert und ein Entwurf für die Ersatzbestätigung liegt bereit. Die Nummer bleibt vergeben.
Du findest die Funktion hier: /organisation/<verein>/vereinsleben/spenden/bescheinigungen
Typische Fehler und Lösungen
- „Bitte zuerst die Steuerdaten des Vereins eintragen (Finanzamt, Steuernummer, Bescheid).“
- Fülle den Reiter „Steuerdaten“ vollständig aus.
- „Verbucht werden nur Zuwendungen, die schon eingegangen sind. Spendenzusagen sind unverbindlich und werden nicht bescheinigt.“
- Verbuche die Spende erst, wenn Geld oder Sache angekommen ist.
- „Mitgliedsbeiträge sind nur bescheinigbar, wenn in den Steuerdaten bestätigt ist, dass die Beiträge deines Vereins abziehbar sind.“
- Setze in den Steuerdaten den Haken nur, wenn dein Verein einen abziehbaren Zweck hat. Im Zweifel frage die Steuerberatung.
- „Bei einer Sachzuwendung muss bestätigt sein, dass Unterlagen zur Wertermittlung vorliegen (Rechnung, Gutachten).“
- Bestätige den Haken zu den Unterlagen, sobald sie vorliegen.
- „Mindestens eine Buchung ist schon bescheinigt. Eine Zuwendung wird nie doppelt bestätigt.“
- Storniere zuerst die alte Bestätigung, wenn du ersetzen willst.
- Warnung, dass der Bescheid zu alt ist
- Fordere beim Finanzamt einen aktuellen Bescheid an und trage ihn ein. Sonst wird die Bestätigung steuerlich nicht anerkannt.
Gut zu wissen
- Keine Steuer- oder Rechtsberatung: Die Vorlage folgt dem amtlichen Muster des Bundesfinanzministeriums, ist aber vor dem ersten Einsatz mit dem aktuellen Muster abzugleichen. Lass den Ablauf von deiner Steuerberatung prüfen.
- Name, Anschrift und Betrag sind verschlüsselt gespeichert und nur für die Leitung sichtbar. Das Doppel wird zehn Jahre aufbewahrt.
- Basis: Einzel- und Sammelbestätigung für eine spendende Person. Premium (Spendenquittungen in Serie): Entwürfe für alle Spendenden eines Jahres, „Beiträge übernehmen“ und Mehrfach-Ausstellung und -Versand.