Datenschutz-Pflichten der Leitung: AV-Vertrag, Impressum und Schutzeinstellungen
Das musst du als Leitung für den Datenschutz deines Vereins tun: Vertrag annehmen, Impressum, Zugriffe und Datenpannen.
DatenschutzBasis (kostenlos)Geprüft am 30.10.2026
Voraussetzungen
- Du bist Inhaber oder Administration des Vereins.
Wer darf das?
Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung sehen und verwalten nur Inhaber und Administration. Einstellungen zur Mitgliederliste und zu 2FA ändert die Leitung der Organisation. Die Verwaltung sehen nur Personen mit Moderations-, Admin- oder Inhaberrechten.
Schritt für Schritt
Verwaltung öffnen
Öffne den Verein und „Verwalten“. Unten steht der Kasten „Datenschutz: Deine Pflichten als Leitung“.
AV-Vertrag annehmen
Wähle „Vertrag zur Auftragsverarbeitung“. Liest du den Vertrag nach Art. 28 DSGVO und die AGB für Organisationen, klickst du als vertretungsberechtigte Person auf „Vertrag annehmen“ (bei einer neuen Fassung auf „Neue Fassung annehmen“). Der Nachweis (Zeitpunkt, Rolle, Fassung, Prüfsumme) steht auf der Seite. Eine Gruppe braucht nichts anzunehmen, es gilt der Vertrag des Vereins.
Impressum hinterlegen
Eine öffentlich erreichbare Vereinsseite braucht in der Regel ein Impressum (§ 5 DDG). Fehlt es, steht dort „Es fehlt ein Impressum“; wähle „Impressum hinterlegen“.
Mitgliederliste schützen
Unter „Wer sieht die Mitgliederliste?“ ist „Nur die Leitung (Moderation und höher)“ voreingestellt. Wähle „Alle Mitglieder“ nur, wenn ihr das braucht: Namen (auch von Kindern) sind sonst für alle Mitglieder einsehbar. Die Zahl der Mitglieder bleibt für alle sichtbar.
Zweiten Faktor verlangen
Mit „Leitung braucht zweiten Faktor (2FA)“ stellst du auf „An — Verwaltung nur mit zweitem Faktor“. Richte zuerst unter Einstellungen, Sicherheit eine Authenticator-App oder einen Passkey für dein eigenes Konto ein.
Pflichten im Alltag
Beachte die Hinweise im Kasten: Zweckbindung, Exporte sicher aufbewahren, Kinderdaten schützen, Informationspflicht bei Personen ohne Konto und die Meldung von Datenpannen.
Du findest die Funktion hier: /organisation/<verein>/verwalten
Typische Fehler und Lösungen
- „Ohne angenommenen Vertrag fehlt die Rechtsgrundlage dafür, dass CLUP.life Mitgliederdaten dieser Organisation in ihrem Auftrag verarbeitet.“
- Nimm den Vertrag an, wenn du die Organisation vertreten darfst.
- „Richte zuerst unter Einstellungen > Sicherheit eine Authenticator-App oder einen Passkey für dein eigenes Konto ein.“
- Richte deinen zweiten Faktor ein, bevor du 2FA für die Leitung verlangst.
- „Du hast keine Verwaltungsrechte“
- Diesen Bereich sehen nur Personen mit der Rolle Moderation, Administration oder Inhaber.
- Eine Datenpanne ist passiert (falscher Empfänger, falsche Sichtbarkeit).
- Melde es sofort der oder dem Datenschutzbeauftragten des Betreibers. Es gelten 72 Stunden.
Gut zu wissen
- Es gilt immer die deutsche Fassung des Vertrags. Das ist keine Rechtsberatung.
- Kinder: Gesundheitshinweise, Fotos und Elternkontakte nur für die Betreuenden sichtbar machen; Fotos nur mit Einverständnis der Sorgeberechtigten veröffentlichen. Personen ohne Konto, die du einträgst, informierst du über Zweck und Speicherdauer.