Aufbewahrung und Löschfristen im Verein im Überblick
Diese Übersicht zeigt, wann CLUP.life Daten automatisch löscht und was der Verein selbst aufbewahren muss.
DatenschutzBasis (kostenlos)Geprüft am 30.10.2026
Voraussetzungen
- Du bist in der Leitung des Vereins.
Wer darf das?
Jedes Mitglied der Leitung kann das nachlesen. Löschen und Fristen im jeweiligen Bereich ändert, wer die Funktion verwalten darf.
Schritt für Schritt
Fahrten und Lager
Gesundheitsangaben und Notfallkontakte werden sofort bei Abmeldung und sonst nach dem Ende der Fahrt plus den eingestellten Haltetagen (Vorgabe 14, höchstens 90) automatisch gelöscht. Namen und Einwilligungen bleiben als Teilnahmenachweis.
Kinderschutz-Register
Der Vermerk der Einsicht in das Führungszeugnis wird spätestens drei Monate nach Ende der Tätigkeit gelöscht, sofort bei Nichtaufnahme. Es gibt nie eine Kopie. Zuordnungen entfallen beim Austritt.
Dateiablage
Gelöschte Ordner und Dateien liegen 30 Tage im Papierkorb und werden dann endgültig gelöscht. Ab der 11. Fassung entfällt die älteste.
Finanzen und Spenden
Buchungen und Prüfvermerke im Gemeinnützigkeits-Assistenten bleiben als Vereinsunterlage, Buchungen werden storniert statt gelöscht; typisch sind zehn Jahre, die Frist bestimmt der Verein. Das Doppel der Zuwendungsbestätigung wird zehn Jahre aufbewahrt.
Protokolle, Wahlen und Auszeichnungen
Sitzungsprotokolle, Beschlüsse und abgeschlossene Wahlprotokolle bleiben bis zur Löschung durch die Leitung bzw. der Organisation (Frist des Vereins nach Vereinsrecht). Auszeichnungen bleiben, solange die Person sie behalten will. Befristete Mitgliedschaften werden mit dem Enddatum zu einem regulären Austritt.
Protokoll der Verwaltung und Verträge
Einträge im Protokoll der Verwaltung werden drei Jahre aufbewahrt. Der Nachweis der Annahme des AV-Vertrags bleibt, solange die Organisation besteht, danach bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres.
Du findest die Funktion hier: /organisation/<verein>/verwalten
Typische Fehler und Lösungen
- Du willst etwas früher löschen.
- Löschen kannst du in den jeweiligen Bereichen selbst. Beachte gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. Abgabenordnung) und deine Satzung.
- Jemand verlangt Löschung oder Auskunft.
- Betroffene Personen haben Auskunfts- und Löschrechte. Für Daten, die der Verein selbst führt, ist der Verein verantwortlich; Konten verwaltet die Person selbst.
Gut zu wissen
- Die Fristen stammen aus dem Löschkonzept der Plattform; Fristen nach Vereins- und Steuerrecht bestimmt der Verein. Keine Rechtsberatung.