Déclaration des effectifs au format de votre fédération (fichier ou déclaration dans CLUP.life)
Comment choisir le format de déclaration de votre fédération, enregistrer les chiffres en CSV, Excel ou feuille imprimable et les remettre à la fédération ou les déclarer dans CLUP.life.
AdministrationBase (gratuit)Vérifié le 09.11.2026
Membership report and association report
The membership report to the association: choose the reporting format, save the figures as a file or report them in CLUP.life (figures only, never names). Plus the association’s view with response rate, year comparison and the association report by age group.
Afficher la transcription
- In this video you see the membership report to the association, first from the club’s side, then from the association’s side. You find it in Club life.
- First choose your association’s reporting format, for example the standard of the sports associations. Below it you see which sources apply and what is documented.
- The preview shows figures by age group only. Names or dates of birth never leave the club.
- With “Save as CSV” you get the file in the order of the format. CLUP.life transmits nothing itself: you upload it to the association.
- If your association has verified you and created a survey, it appears further down. Tick the consent box and choose “Report”.
- You can withdraw the report at any time. The deadline is also in the deadline calendar.
- Now the association’s page. It is deliberately blurred here. The association leaders switch to the club survey and see how many clubs have already reported.
- The evaluation shows totals per age group, the year comparison shows the trend. “Remind late clubs” sends clubs without a report a notice. Small clubs never appear individually.
- The association report counts the members of all sub-units by age group, for fee billing and statistics. You hand it on printed or as a CSV file.
Prérequis
- Vous avez le droit « Exporter la liste des membres » directement dans votre club.
- Pour les fédérations : créer des recensements et relancer les clubs retardataires relève de Premium. La déclaration du club reste gratuite.
- Pour déclarer dans CLUP.life : votre fédération a vérifié votre club et créé un recensement.
Qui peut le faire ?
Club : « Exporter la liste des membres » directement dans le club, les autres ne voient pas la page. Fédération : le même droit directement dans la fédération (type fédération). Seuls des chiffres vont à la fédération, jamais de noms ni de dates de naissance.
Pas à pas
Choisir le format de déclaration
Ouvrez « Vie du club », passez à « Direction » et choisissez « Déclaration des effectifs à la fédération ». Sous « Modèle de déclaration » figurent les formats des fédérations sportives (standard DOSB, Rhénanie-Palatinat), les tranches d’âge selon le § 7 SGB VIII et les modèles de votre fédération. Sous la sélection, vous voyez la version, la date, les sources et ce qui est établi ou seulement supposé.
Enregistrer le fichier
Choisissez « Enregistrer en CSV », « Enregistrer en Excel » ou « Feuille imprimable (PDF) ». Les colonnes et lignes suivent l’ordre du format. Seuls des chiffres sont inclus. CLUP.life ne transmet rien à un portail de fédération : vous déposez le fichier vous-même auprès de la fédération ou reportez les chiffres.
Déclarer dans CLUP.life
Si votre fédération vous a vérifié et a créé un recensement, il apparaît sous « Recensements de votre fédération ». Cochez le consentement et choisissez « Signaler » (plus tard « Déclarer à nouveau »). Vous pouvez retirer la déclaration à tout moment. L’échéance figure aussi dans le calendrier des échéances.
En tant que fédération : créer un modèle et un recensement
Dans la zone « Recensement auprès des clubs », vous créez au besoin votre propre modèle avec « Créer un modèle de déclaration » (nom et tranches d’âge, une par ligne, par exemple « 7 à 14 ans : 7-14 »), puis un recensement avec « Créer un recensement » : titre, année, modèle et « Déclarer avant le ». Les directions des clubs visibles et vérifiés reçoivent une notification sans chiffres et l’échéance dans le calendrier des échéances. Les deux relèvent de Premium.
Suivre le retour et relancer
Vous voyez par exemple « 37 clubs sur 120 ont déclaré » et, sous « Pas encore de déclaration », les noms des clubs sans déclaration. Avec « Relancer les retardataires », les clubs sans déclaration reçoivent une notification tant que le recensement est ouvert (au plus une fois en sept jours par recensement ; Premium).
Évaluer et comparer les années
L’évaluation montre des totaux par tranche d’âge. Le genre n’apparaît que pour l’ensemble des clubs, les cellules inférieures à cinq restent vides. Les clubs de moins de cinq membres n’apparaissent jamais individuellement et ne comptent pas dans le total. La « Comparaison annuelle » compare les totaux avec le recensement de l’année précédente. L’export CSV est consigné.
Vous trouverez la fonction ici : /organisation/<verein>/vereinsleben/bestandsmeldung
Erreurs fréquentes et solutions
- Ma fédération exige une autre structure.
- Les formats sont des repères fondés sur des sources publiques. Demandez le formulaire à votre fédération ; une fédération peut créer son propre modèle (Premium).
- « Le dernier rappel date de moins de sept jours. »
- La fédération ne peut relancer qu’une fois en sept jours par recensement. Patientez un peu et réessayez plus tard.
- Des chiffres manquent dans la comparaison annuelle.
- Seuls les clubs ayant déclaré les deux années sont comparés, et seulement les valeurs d’au moins cinq personnes. Si les recensements ont une structure différente, aucune comparaison n’est possible.
- « La structure des deux recensements diffère ; une comparaison est impossible. »
- La comparaison annuelle exige la même structure. Utilisez le même modèle de déclaration les deux années.
- « Il n’y a pas de recensement pour l’année précédente. »
- Sans recensement de l’année précédente, il n’y a rien à comparer ; la comparaison apparaît dès qu’un recensement correspondant existe.
Bon à savoir
- Les formats ne sont pas juridiquement contraignants et ne constituent pas une interface avec un portail de fédération. Le formulaire de votre fédération prévaut ; la version allemande fait foi.
- La déclaration des adhésions par sport ou section n’est pas encore générée.
- On compte l’effectif actuel avec l’âge à la date de référence de l’année ; pour des dates passées, l’effectif peut différer. Au-delà de 40 000 membres, le comptage s’interrompt plutôt que de fournir des chiffres incomplets.
- Pour les fédérations de jeunesse (par exemple VCP), il n’existe pas de format de déclaration public ; une fédération reproduit ses niveaux avec son propre modèle de déclaration (Premium). Le format « par année de naissance » n’est pas la même chose que les tranches d’âge à la date de référence.