Bestandsmeldung im Format deines Verbands (Datei oder Meldung in CLUP.life)
So wählst du das Meldeformat deines Verbands, speicherst die Zahlen als CSV, Excel oder druckbares Blatt und reichst sie beim Verband ein oder meldest sie in CLUP.life.
VerwaltungBasis (kostenlos)Geprüft am 09.11.2026
Bestandsmeldung und Verbandsmeldung
Die Bestandsmeldung an den Verband: Meldeformat wählen, Zahlen als Datei speichern oder in CLUP.life melden (nur Zahlen, nie Namen). Dazu die Sicht des Verbands mit Rücklauf, Jahresvergleich und Verbandsmeldung nach Altersgruppen.
Transkript anzeigen
- In diesem Video siehst du die Bestandsmeldung an den Verband, erst aus Sicht des Vereins, dann aus Sicht des Verbands. Du findest sie im Vereinsleben.
- Wähle zuerst das Meldeformat deines Verbands, zum Beispiel den Standard der Sportverbände. Darunter steht, welche Quellen gelten und was belegt ist.
- Die Vorschau zeigt nur Zahlen nach Altersgruppen. Namen oder Geburtsdaten verlassen den Verein nie.
- Mit „Als CSV speichern“ bekommst du die Datei in der Reihenfolge des Formats. CLUP.life übermittelt nichts selbst: Du lädst sie beim Verband hoch.
- Hat dich dein Verband verifiziert und eine Erhebung angelegt, erscheint sie weiter unten. Setze den Haken zur Zustimmung und wähle „Melden“.
- Die Meldung kannst du jederzeit zurückziehen. Die Frist steht außerdem im Fristenkalender.
- Jetzt zur Seite des Verbands. Sie ist hier absichtlich unscharf. Die Verbandsleitung wechselt zu „Erhebung bei den Vereinen“ und sieht, wie viele Vereine schon gemeldet haben.
- Die Auswertung zeigt Summen je Altersgruppe, der Jahresvergleich die Entwicklung. Mit „Säumige erinnern“ bekommen Vereine ohne Meldung einen Hinweis. Kleine Vereine erscheinen nie einzeln.
- Die Verbandsmeldung zählt die Mitglieder aller Untergliederungen nach Altersgruppen, für Beitragsabrechnung und Statistik. Du gibst sie gedruckt oder als CSV aus.
Voraussetzungen
- Du hast das Recht „Mitgliederliste exportieren“ direkt in deinem Verein.
- Für Verbände: Erhebungen anlegen und säumige Vereine erinnern gehört zu Premium. Die Meldung des Vereins bleibt kostenlos.
- Für die Meldung in CLUP.life: Dein Verband hat deinen Verein verifiziert und eine Erhebung angelegt.
Wer darf das?
Verein: „Mitgliederliste exportieren“ direkt im Verein, alle anderen sehen die Seite nicht. Verband: dasselbe Recht direkt im Verband (Typ Verband). Es gehen nur Zahlen an den Verband, nie Namen oder Geburtsdaten.
Schritt für Schritt
Meldeformat wählen
Öffne „Vereinsleben“, schalte auf „Leitung“ und wähle „Bestandsmeldung an den Verband“. Bei „Meldevorlage“ stehen die Formate der Sportverbände (DOSB-Standard, Rheinland-Pfalz), die Altersstufen nach § 7 SGB VIII und die Vorlagen deines Verbands. Unter der Auswahl siehst du Version, Stand, Quellen und was belegt oder nur angenommen ist.
Datei speichern
Wähle „Als CSV speichern“, „Als Excel speichern“ oder „Druckbares Blatt (PDF)“. Die Spalten und Zeilen stehen in der Reihenfolge des Formats. Es sind nur Zahlen enthalten. CLUP.life übermittelt nichts an ein Verbandsportal: Du lädst die Datei selbst beim Verband hoch oder überträgst die Zahlen.
In CLUP.life melden
Hat dich dein Verband verifiziert und eine Erhebung angelegt, erscheint sie unter „Erhebungen eures Verbands“. Setze den Haken zur Zustimmung und wähle „Melden“ (später „Neu melden“). Du kannst die Meldung jederzeit zurückziehen. Die Frist steht zusätzlich im Fristenkalender.
Als Verband: Meldevorlage und Erhebung anlegen
Im Bereich „Erhebung bei den Vereinen“ legst du bei Bedarf eine eigene „Meldevorlage anlegen“ an (Name und Altersgruppen, je Zeile zum Beispiel „7 bis 14 Jahre: 7-14“) und dann mit „Erhebung anlegen“ eine Erhebung mit Titel, Jahr, Vorlage und „Melden bis“. Die Leitungen der sichtbaren, verifizierten Vereine bekommen einen Hinweis ohne Zahlen und die Frist im Fristenkalender. Beides ist Premium.
Rücklauf verfolgen und erinnern
Du siehst zum Beispiel „37 von 120 Vereinen haben gemeldet“ und unter „Noch keine Meldung“ die Vereinsnamen ohne Meldung. Mit „Säumige erinnern“ bekommen die Vereine ohne Meldung einen Hinweis, solange die Erhebung offen ist (höchstens einmal in sieben Tagen je Erhebung; Premium).
Auswerten und Jahre vergleichen
Die Auswertung zeigt Summen je Altersgruppe. Das Geschlecht erscheint nur über alle Vereine zusammen, Zellen unter fünf bleiben leer. Vereine mit weniger als fünf Mitgliedern erscheinen nie einzeln und zählen nicht in der Summe. Der „Jahresvergleich“ stellt die Summen der Erhebung des Vorjahres gegenüber. Der CSV-Export wird protokolliert.
Du findest die Funktion hier: /organisation/<verein>/vereinsleben/bestandsmeldung
Typische Fehler und Lösungen
- Mein Verband verlangt eine andere Gliederung.
- Die Formate sind Orientierungen nach öffentlichen Quellen. Frage deinen Verband nach dem Vordruck; ein Verband kann eine eigene Meldevorlage anlegen (Premium).
- „Die letzte Erinnerung ist noch keine sieben Tage her.“
- Der Verband kann pro Erhebung höchstens einmal in sieben Tagen erinnern. Warte kurz und versuche es später.
- Im Jahresvergleich fehlen Zahlen.
- Verglichen werden nur Vereine, die in beiden Jahren gemeldet haben, und nur Werte ab fünf Personen. Haben die Erhebungen eine andere Gliederung, ist kein Vergleich möglich.
- „Die Gliederung der beiden Erhebungen ist verschieden; ein Vergleich ist nicht möglich.“
- Der Jahresvergleich geht nur bei gleicher Gliederung. Nutze in beiden Jahren dieselbe Meldevorlage.
- „Für das Vorjahr gibt es keine Erhebung.“
- Ohne Erhebung des Vorjahres gibt es nichts zu vergleichen; der Vergleich erscheint, sobald eine passende Vorjahres-Erhebung existiert.
Gut zu wissen
- Die Formate sind nicht rechtsverbindlich und keine Schnittstelle zu einem Verbandsportal. Maßgeblich ist der Vordruck deines Verbands; es gilt die deutsche Fassung.
- Die Meldung der Mitgliedschaften nach Sportarten oder Abteilungen wird noch nicht erzeugt.
- Gezählt wird der aktuelle Bestand mit dem Alter zum Stichtag des Jahres; für zurückliegende Stichtage kann der Bestand abweichen. Bei mehr als 40 000 Mitgliedern bricht die Zählung ab, statt unvollständige Zahlen zu liefern.
- Für Jugendverbände (zum Beispiel VCP) gibt es kein öffentliches Meldeformat; Stufen bildet ein Verband über eine eigene Meldevorlage (Premium) ab. Das Format „Jahrgangsweise“ ist nicht dasselbe wie die Altersgruppen am Stichtag.