Dateiablage: Ordner, Rechte, Fassungen und Speicherplatz
So legst du Ordner an, bestimmst je Ordner, wer lesen und ändern darf, und behältst den Speicherplatz im Blick.
DokumenteBasis (kostenlos)Geprüft am 30.10.2026
Dateiablage mit Ordnern und Rechten
Einen Ordner anlegen, die Rechte je Ordner festlegen, eine Datei hochladen und den Speicherplatz im Blick behalten.
Transkript anzeigen
- Die Dateiablage ist der gemeinsame Aktenschrank deines Vereins. Du findest sie im Vereinsleben unter Inhalte. Oben siehst du, wie viel Speicherplatz belegt ist.
- Lege zuerst einen Ordner an. Mit „Neuer Ordner auf oberster Ebene“ gibst du ihm einen Namen, zum Beispiel für Protokolle oder Verträge.
- Nach dem Anlegen öffnet sich der Ordner. Ordner können bis zu acht Ebenen tief verschachtelt werden.
- Wer den Ordner sehen darf, legst du über „Rechte verwalten“ fest. Du wählst eine Voreinstellung wie „Nur Leitung“ oder setzt eigene Regeln für Rollen, Gruppen und Personen.
- Die Vorschau „Wer sieht das?“ zeigt vor dem Speichern, wie viele aktive Mitglieder den Ordner lesen können. Wer kein Recht hat, sieht den Ordner gar nicht.
- Jetzt lädst du eine Datei hoch. Ich nehme eine erfundene Textdatei mit dem Hallenplan. Erlaubt sind PDF, Office-Dokumente, Text und Bilder.
- Die Datei wird auf Schadsoftware geprüft und verschlüsselt gespeichert. Danach erscheint sie im Ordner, und du kannst sie herunterladen oder als neue Fassung ersetzen.
- Gelöschte Dateien landen im Papierkorb und lassen sich dreißig Tage lang zurückholen. Mit der Suche findest du jede Datei, die du lesen darfst.
Voraussetzungen
- Du bist Mitglied des Vereins; für Ordner auf oberster Ebene Moderation oder höher.
Wer darf das?
Oberste Ordner legt nur die Leitung des Vereins selbst an (Moderation und höher). Danach regeln fünf Rechte je Ordner (Lesen, Anlegen, Ändern, Löschen, Rechte verwalten), wer was darf. Inhaber und Administration haben immer alle Rechte. Wer einen Ordner nicht lesen darf, sieht ihn nicht und erfährt nicht, dass er existiert.
Schritt für Schritt
Dateiablage öffnen
Öffne „Vereinsleben“, Bereich „Inhalte“, und dort die „Dateiablage“. Satzung, Formulare und Ordnungen als Link findest du weiter unter „Dokumente“. Oben steht der „Speicherplatz“ („{x} von {y} belegt“).
Ordner anlegen
Klicke auf „Neuer Ordner auf oberster Ebene“ (oder im Ordner auf „Neuer Unterordner“), gib den „Name des Ordners“ ein, zum Beispiel „Protokolle“ oder „Verträge“. Möglich sind bis zu 8 Ebenen.
Rechte festlegen
Öffne die Rechte des Ordners. Wähle eine Voreinstellung („Alle Mitglieder lesen, Leitung bearbeitet“, „Nur Leitung“ oder „Nur Admins und Inhaber“) oder setze „Eigene Rechte für diesen Ordner“ mit Regeln für Rolle, Gruppe oder Person. Die Vorschau „Wer sieht das?“ zeigt vor dem Speichern, wie viele aktive Mitglieder den Ordner lesen können.
Dateien hochladen
Wähle den Ordner und klicke auf „Dateien hochladen“; ziehe Dateien in den Dialog oder wähle sie aus. Erlaubt sind PDF, Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument, Text und Bilder. Sie werden auf Schadsoftware geprüft und verschlüsselt gespeichert.
Neue Fassung hochladen
Über „Neue Fassung hochladen“ ersetzt du eine Datei. Die bisherige Fassung bleibt für Personen mit Änderungsrecht abrufbar; die letzten 10 Fassungen bleiben erhalten. Optional trägst du einen „Vermerk zur Fassung“ ein.
Umbenennen, verschieben, löschen
Über die Aktionen am Ordner oder an der Datei benennst du um, verschiebst oder löschst. Gelöschtes kommt in den „Papierkorb“ und kann dort 30 Tage lang „Wiederherstellen“ werden, danach wird es endgültig gelöscht.
Suchen und herunterladen
Mit „Nach Namen suchen“ findest du Dateien und Ordner, die du lesen darfst. „Herunterladen“ liefert die Datei über einen kurz gültigen Link (15 Minuten).
Du findest die Funktion hier: /organisation/<verein>/vereinsleben/ablage
Typische Fehler und Lösungen
- „Der Speicherplatz für Dateien ist voll. Bitte lösche Dateien, die du nicht mehr brauchst, und leere den Papierkorb.“
- Der Verein hat die 100 MB der Basis erreicht. Lösche Dateien (der Papierkorb zählt mit) oder buche Premium (1 GB). Ansehen, Herunterladen und Löschen funktionieren weiter.
- „Wird auf Schadsoftware geprüft“
- Die Datei lässt sich erst herunterladen, wenn der Virenscan abgeschlossen ist. Warte einen Moment.
- Ein Ordner oder eine Datei ist nicht auffindbar.
- Entweder wurde sie gelöscht (Papierkorb) oder dir fehlt das Leserecht. Bitte die Leitung, deine Rechte am Ordner zu prüfen.
- Fehlermeldung beim Löschen oder Verschieben eines Ordners.
- Du brauchst Leserecht an allen Unterordnern, damit niemand Unsichtbares mitnimmt.
Gut zu wissen
- Es gibt keine öffentliche Freigabe im Internet und keine Gästeansicht.
- Namen von Ordnern und Dateien sind verschlüsselt gespeichert. Der Inhalt bestimmt der Verein; lege Personendaten nur ab, wenn du dafür eine Grundlage hast, und lösche versehentlich Abgelegtes im Papierkorb sofort endgültig.
- Speicher: Basis 100 MB, Premium Verein 1 GB, Premium Verband oder Kommune 10 GB. Medien in Beiträgen, Chats und Alben zählen nicht mit. Bei einer Herabstufung wird nichts gelöscht; nur neue Uploads sind gesperrt, bis die Belegung unter dem Kontingent liegt.