Von WhatsApp zu CLUP.life umziehen
Mit der Wechselhilfe holst du deine WhatsApp-Gruppe in einer Stunde herüber: Link und fertige Texte für die Gruppe, Kontaktliste einladen und eine Checkliste mit Fortschrittsanzeige.
MitgliedschaftBasis (kostenlos)Geprüft am 09.11.2026
Von WhatsApp zu CLUP.life umziehen
Mit der Wechselhilfe die WhatsApp-Gruppe herüberholen: Checkliste, Einladungslink mit Textbaustein, Kontaktliste einladen und die Daten wieder löschen.
Transkript anzeigen
- Dieses Video zeigt, wie du mit der Wechselhilfe von WhatsApp zu CLUP.life umziehst. Du brauchst dafür das Recht, Mitglieder zu verwalten.
- Du öffnest den Bereich Mitglieder verwalten und wählst Umzug von WhatsApp. Oben siehst du die Umzugs-Checkliste mit einem Fortschrittsbalken.
- Gruppen anlegen und Termine eintragen hakt CLUP.life von selbst ab, sobald es sie gibt. Die übrigen Schritte hakst du selbst ab.
- Jetzt legst du den Einladungslink für die WhatsApp-Gruppe an. Du wählst, wie lange er gilt, und klickst auf Link anlegen.
- Dann wählst du einen Textbaustein, zum Beispiel Wir ziehen um, und kopierst den Text. Den fügst du in deine WhatsApp-Gruppe ein.
- Für die Kontaktliste fügst du E-Mail-Adressen oder Telefonnummern ein, etwa die Teilnehmerliste der Gruppe. Mit Liste prüfen siehst du vorab, wer per E-Mail eingeladen wird.
- CLUP.life liest keine WhatsApp-Chats aus. Du fügst die Liste selbst ein und bestätigst, dass du die Daten zum Einladen verwenden darfst. Dann übernimmst du die Liste.
- Erst jetzt können die Einladungen raus. Dafür setzt du in der Liste den Haken bei der Bestätigung und klickst auf Einladungen senden. Vorher geht keine Mail raus.
- Zum Schluss kopierst du den Baustein Abschied von dieser Gruppe in die WhatsApp-Gruppe und hakst den Schritt in der Checkliste ab.
- Mit Liste widerrufen und Daten löschen verschwinden alle Kontaktdaten sofort, und offene Einladungen werden zurückgezogen.
Voraussetzungen
- Du hast das Recht „Mitglieder verwalten“ (direkt in deinem Verein, nicht nur über den Verband).
Wer darf das?
Nur die Leitung mit dem Recht „Mitglieder verwalten“ sieht und nutzt die Wechselhilfe. Alle anderen sehen die Seite nicht.
Schritt für Schritt
Wechselhilfe öffnen
Öffne in deinem Verein den Bereich „Mitglieder verwalten“ und wähle „Umzug von WhatsApp“. Oben siehst du die Umzugs-Checkliste mit Fortschrittsbalken.
Gruppen und Termine anlegen
Lege für jede WhatsApp-Gruppe eine Gruppe in CLUP.life an und trage die nächsten Termine ein. Die Schritte „Gruppen anlegen“ und „Termine eintragen“ werden automatisch abgehakt, sobald es sie gibt.
Einladungslink anlegen und teilen
Wähle unter „Einladungslink für die WhatsApp-Gruppe“ die Gültigkeit (Standard 30 Tage) und klicke auf „Link anlegen“. Wähle einen Textbaustein, zum Beispiel „Wir ziehen um“, klicke auf „Text kopieren“ und füge ihn in die WhatsApp-Gruppe ein. Der Zähler zeigt, wie viele Personen über den Link beigetreten sind.
Kontaktliste einladen (optional)
Füge unter „Kontaktliste einladen“ eine Liste mit E-Mail-Adressen oder Telefonnummern ein, zum Beispiel die Teilnehmerliste der Gruppe oder eine CSV-Datei, und klicke auf „Liste prüfen“. Die Vorschau zeigt, wer per E-Mail eingeladen wird, wer nur eine Telefonnummer hat und wer schon Mitglied ist. Bestätige, dass du die Daten zum Einladen verwenden darfst, und klicke auf „Liste übernehmen“.
Einladungen senden
Öffne die übernommene Liste, setze den Haken bei der Bestätigung und klicke auf „Einladungen senden“. Erst dann gehen Mails raus. In der Liste siehst du je Person „angenommen“ oder „offen“. Wer nur eine Telefonnummer hat, bekommt den Link von dir persönlich.
Abschied in WhatsApp schreiben
Kopiere den Baustein „Abschied von dieser Gruppe“ in die WhatsApp-Gruppe und hake den Schritt „Abschiedsnachricht in WhatsApp“ ab.
Liste widerrufen
Mit „Liste widerrufen und Daten löschen“ werden alle Kontaktdaten sofort gelöscht und noch offene Einladungen zurückgezogen. Mit „Entfernen“ nimmst du eine einzelne Person heraus.
Du findest die Funktion hier: /organisation/<kennung>/vereinsleben/wechselhilfe
Typische Fehler und Lösungen
- „Höchstens 500 Kontakte je Übernahme. Teile die Liste auf.“
- Teile die Liste in mehrere Teile und übernimm sie nacheinander.
- „In dem Text wurde keine E-Mail-Adresse und keine Telefonnummer gefunden.“
- Prüfe, ob die Zeilen eine Adresse oder Nummer enthalten. Chatnachrichten und Namen ohne Kontaktweg werden bewusst ignoriert.
- „Für heute sind genug Einladungsmails verschickt worden. Versuche es morgen wieder.“
- Pro Verein gehen höchstens 1000 Einladungsmails in 24 Stunden raus. Sende den Rest morgen.
- Eine Person ist über den Link beigetreten und steht in der Kontaktliste trotzdem auf „offen“.
- „Offen“ bezieht sich auf die verschickte Einladung. Wer über den Link beitritt, wird nicht mit dem Listeneintrag verknüpft, zählt aber im Zähler des Einladungslinks.
Gut zu wissen
- CLUP.life liest keine WhatsApp-Chats und -Gruppen aus und bietet dafür keine Schnittstelle. Du fügst Kontaktlisten selbst ein. Einen Chatverlauf übernimmt CLUP.life nicht: Zeilen, die wie Chatnachrichten aussehen, werden verworfen und nur gezählt.
- Name, Adresse und Telefonnummer der Liste werden verschlüsselt gespeichert und nach 30 Tagen gelöscht; danach bleiben nur Zahlen.
- Wer über den Link beitritt, meldet sich selbst an oder registriert sich und tritt freiwillig bei.
- Es wird nichts automatisch in WhatsApp geschrieben: Die Abschiedsnachricht kopierst du selbst. An Telefonnummern verschickt CLUP.life weder SMS noch WhatsApp; den Link schickst du persönlich.
- Namen ohne E-Mail-Adresse und ohne Telefonnummer werden nicht gespeichert, sondern in der Vorschau nur gezählt.
- Der Einladungslink gilt nur für die Rolle Mitglied und höchstens 90 Tage; ein neuer Link ersetzt den alten. Einladungen per E-Mail sind 14 Tage gültig. Eine automatische Erinnerungswelle gibt es nicht: Der Textbaustein „Erinnerung“ ist Text zum Kopieren.