Zur Mitgliederversammlung einladen (Frist prüfen, Zustellprotokoll)
Der Einladungsassistent prüft die Frist aus deiner Satzung, versendet die Einladung mit Lesebestätigung und führt ein Zustellprotokoll.
TermineBasis (kostenlos)Geprüft am 30.10.2026
Zur Mitgliederversammlung einladen
Mit dem Einladungsassistenten zur Mitgliederversammlung einladen: Satzungsangaben, Frist-Ampel, Erreichbarkeit, Versand mit Lesebestätigung und Zustellprotokoll.
Transkript anzeigen
- Für eine Mitgliederversammlung gibt es den Einladungsassistenten. Du findest ihn auf der Terminseite der Versammlung im Versammlungs-Assistenten.
- Zuerst trägst du die Angaben aus deiner Satzung ein: die Einladungsfrist in Tagen, die Form der Einladung und ab wie viel Prozent die Versammlung beschlussfähig ist.
- Jetzt zeigt eine Ampel, ob die Frist reicht. Ist sie verpasst, lehnt CLUP.life den Versand ab, außer du bestätigst es ausdrücklich.
- Der Einladungstext enthält Ort, Zeit und die Tagesordnung aus den Agendapunkten des Termins. Er wird unverändert versendet und archiviert.
- Unter „Wer ist erreichbar?“ siehst du, wie viele Stimmberechtigte digital erreichbar sind. Alle anderen brauchen einen Brief; dafür gibt es eine Liste nur mit Namen.
- Mit „Einladung jetzt versenden“ erscheint sie angeheftet am Schwarzen Brett, mit Lesebestätigung. Alle Stimmberechtigten werden benachrichtigt.
- Danach zeigt das Zustellprotokoll je Person, ob die Einladung offen, gelesen oder bestätigt ist. Den Nachweis kannst du im Premium-Tarif festschreiben und als PDF ablegen.
Voraussetzungen
- Ein Termin der Art „Mitgliederversammlung“ ist angelegt, mit Tagesordnung.
- Du hast den Termin angelegt oder das Recht „Alle Termine bearbeiten“.
Wer darf das?
Einladen und das Zustellprotokoll sehen darf die Terminleitung (Ersteller oder Recht „Alle Termine bearbeiten“). Das Zustellprotokoll zeigt je Person den Weg und den Stand und ist nur der Terminleitung sichtbar. Nachweis festschreiben und Erinnerungswelle sind Premium.
Schritt für Schritt
Satzungsangaben eintragen
Öffne den Termin. Im „Versammlungs-Assistenten“ trägst du unter „1. Einladung“ die „Einladungsfrist (Tage)“, die „Form der Einladung“ (Textform, schriftlich per Post oder Bekanntmachung) und „Beschlussfähig ab (%)“ laut Satzung ein und klickst auf „Satzungsangaben speichern“.
Tagesordnung prüfen
Die Punkte der Tagesordnung (Agenda des Termins) erscheinen im Einladungstext. Prüfe unter „2. Tagesordnung“, ob Ort, Zeit und Punkte stimmen; sie werden unverändert versendet.
Frist prüfen
Im Einladungsassistenten zeigt „1. Frist prüfen“ eine Ampel: Frist unbekannt, läuft noch, eingehalten oder verpasst. Der späteste Versandtag steht dabei. Verlangt deine Satzung Schriftform per Post, ersetzt die digitale Einladung die Briefe nicht.
Erreichbarkeit ansehen
Unter „3. Wer ist erreichbar?“ siehst du, wie viele Stimmberechtigte digital erreichbar sind (bestätigte E-Mail-Adresse). Die übrigen brauchen einen Brief: Lade die „Brief-Liste“ (CSV, nur Namen) herunter und vermerke später „Briefe zur Post gegeben am“.
Versenden
Klicke unter „4. Versenden“ auf „Einladung jetzt versenden“. Die Einladung wird angeheftet am Schwarzen Brett mit Lesebestätigung veröffentlicht, alle stimmberechtigten Mitglieder werden benachrichtigt, und das Zustellprotokoll wird angelegt.
Zustellung verfolgen
Das „Zustellprotokoll“ zeigt je Person Weg (digital oder Brief) und Stand (offen, gelesen, bestätigt). Filtere nach „Stand“ oder „Weg“.
Nachweis und Erinnerung (Premium)
Mit „Alle erinnern, die noch nicht bestätigt haben“ verschickst du eine Erinnerung (höchstens drei Wellen). Mit „Nachweis festschreiben“ friert ihr Weg und Lesestand je Person ein; „Nachweis als PDF“ legt ihn ab.
Du findest die Funktion hier: /termine/<id>
Typische Fehler und Lösungen
- „Die Einladungsfrist ist verpasst“ – der Versand wird abgelehnt.
- Verschiebe die Versammlung. Willst du trotzdem versenden, setze „Ich weiß, dass die Frist verpasst ist, und versende trotzdem“; das steht im Zustellprotokoll („nach verpasster Frist“).
- „Trage oben die Einladungsfrist aus deiner Satzung ein, damit wir sie prüfen können.“
- Ohne Satzungsangabe ist die Frist unbekannt. Trage die Tage ein und speichere.
- „Die Einladung wurde schon über den einfachen Vermerk als versendet eingetragen.“
- Für ein Zustellprotokoll nutze künftig diesen Assistenten.
- „Mit Premium verfügbar.“ bei Nachweis festschreiben oder Erinnerung.
- Diese beiden Funktionen gehören zu Premium. Versenden, Frist-Ampel, Brief-Liste und das Zustellprotokoll bleiben kostenlos.
Gut zu wissen
- Der Assistent ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist deine Satzung; Frist, Form und Mindestzahl trägst du selbst ein. Zu hybriden oder virtuellen Versammlungen (§ 32 BGB) gibt es nur Hinweise.
- Der versendete Text ist deutsch; die deutsche Fassung ist maßgeblich.
- Die Brief-Liste enthält nur Namen, keine Anschriften. Jeder Abruf steht im Protokoll der Verwaltung.
- Das Festschreiben friert Weg und Lesestand je Person ein; ein einmal festgeschriebenes Nachweis-PDF bleibt auch nach Ende von Premium abrufbar.