Funktionen erreichbar machen und den Posteingang nutzen
Besucher, Mitglieder und Verbände schreiben an eine Funktion wie „Heimwart“ – alle, die sie innehaben, sehen die Nachricht und antworten gemeinsam.
KommunikationBasis (kostenlos)Geprüft am 06.11.2026
Voraussetzungen
- Die Funktion ist unter „Ämter“ angelegt und hat Inhaber (laufende Amtszeit).
- Zum Einstellen: Du hast als Leitung das Recht „Rollen vergeben“ direkt im Verein.
Wer darf das?
Einstellen darf nur die Leitung (Recht „Rollen vergeben“, direkt im Verein). Den Posteingang einer Funktion sehen alle, die sie gerade innehaben, und die Leitung. Vorgänger sehen bis 90 Tage nach Amtsende nur ihre eigenen Altfälle. Alle anderen bekommen keinen Zugang.
Schritt für Schritt
Funktion erreichbar machen
Öffne in der Leitung „Funktionen erreichbar machen“, schalte „Erreichbar“ ein und wähle, wer schreiben darf: Besucher ohne Konto, alle mit Konto, Mitglieder oder andere Organisationen. Nur mit „Besucher ohne Konto“ erscheint die Funktion auf der öffentlichen Vereinsseite – dort steht immer nur die Bezeichnung, nie ein Personenname.
Namen, Hinweis und Zeiten festlegen
Unter „Anzeigename“ gibst du der Funktion einen Namen für Absender, zum Beispiel „Heimwart“. Der „Hinweistext“ erscheint im Formular, der Hinweis zu den Zeiten darunter. Klicke auf „Speichern“.
Nachrichten lesen und beantworten
Wer die Funktion innehat, öffnet im Vereinsleben den „Funktions-Posteingang“. Alle Inhaber sehen dieselben Vorgänge; „ungelesen“ gilt je Person. Beantworte mit „Antworten“: Die Antwort geht im Namen der Funktion hinaus, intern ist sichtbar, wer geantwortet hat. Besucher erhalten sie per E-Mail, Mitglieder als Mitteilung.
Zusammen bearbeiten
Setze den Status auf „In Bearbeitung“ oder „Erledigt“, wähle eine zuständige Person und schreibe interne Notizen, die der Absender nie sieht. Antwortvorlagen sparen Zeit. Mehrere Vorgänge derselben Person lassen sich unter „Weitere Aktionen“ zusammenführen.
Missbrauch melden
Unter „Weitere Aktionen“ meldest du Spam oder Missbrauch. Der Vorgang wird geschlossen, die Adresse gelöscht und der Absender 90 Tage gesperrt.
Du findest die Funktion hier: /organisation/<kennung>/vereinsleben/funktionspost
Typische Fehler und Lösungen
- Die Funktion erscheint nicht auf der öffentlichen Vereinsseite.
- Prüfe, ob „Erreichbar“ an ist und „Besucher ohne Konto“ gewählt wurde und der Verein öffentlich sichtbar ist.
- Ich kann einem Besucher nicht antworten.
- Besucher geben ihre Adresse freiwillig an. Ohne Adresse (oder nach Abschluss des Vorgangs) ist keine Antwort möglich; du kannst eine interne Notiz anfügen.
- Ich sehe den Posteingang nicht mehr.
- Du siehst ihn nur, solange du die Funktion innehast (Vorgänger nur Altfälle bis 90 Tage nach Amtsende). Frage die Leitung nach deiner Amtszeit.
Gut zu wissen
- Die E-Mail-Adresse eines Besuchers siehst du nie; Antworten laufen über das System und die Adresse wird nach Abschluss gelöscht.
- Nachrichten sind verschlüsselt gespeichert und werden nach 90 Tagen (Besucher) bzw. 365 Tagen (Konto) ohne Aktivität gelöscht. Schreibe keine Gesundheitsdaten in Antworten oder Notizen.
- Bei Amtswechsel übernimmt die Nachfolge den gesamten Posteingang; die Benachrichtigung nennt nur die Funktion, nie den Inhalt.