Create a handover folder and brief your successor
For each office you record instructions, a checklist, deadlines and contacts, and release them to the successor before taking office.
Roles and officesBasic (free)Checked on 30.10.2026
Amtsübergabe-Mappe
Eine Übergabe-Mappe für ein Amt anlegen: Anleitung, Checkliste, Fristen, Nachfolge benennen und die Mappe freigeben.
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- In diesem Video legst du die Übergabe-Mappe für ein Amt an, damit beim Wechsel kein Wissen verloren geht. Du findest sie im Vereinsleben unter Mitglieder und Ämter.
- Zu jedem Amt gibt es eine eigene Mappe. Ein Hinweis zeigt dir, wenn ein Amt bald ausläuft und noch keine Nachfolge geplant ist. Ich öffne die Mappe des Jugendwarts.
- Schreibe zuerst die Anleitung: Aufgaben, Abläufe und wo Unterlagen liegen. Zugangsdaten gehören nicht in die Mappe, schreibe nur, wo sie sicher liegen.
- Mit „Punkt hinzufügen“ ergänzt du die Mappe. Ein Checklistenpunkt ist eine Aufgabe zum Abhaken, die die Nachfolge erledigen soll.
- Genauso legst du wiederkehrende Fristen an, zum Beispiel einen Antrag, der jedes Jahr im März fällig ist. Auch Unterlagen aus der Dateiablage und Ansprechpersonen kannst du verknüpfen.
- Unter „Nachfolge und Übergabe“ startest du die Übergabe und wählst ein aktives, erwachsenes Mitglied als Nachfolge. Optional trägst du den geplanten Wechsel ein.
- Mit „Mappe freigeben“ liest die Nachfolge schon vor dem Amtsantritt mit und bekommt eine Benachrichtigung. Du kannst die Freigabe jederzeit zurücknehmen.
- Sobald die Nachfolge das Amt unter „Ämter“ übernimmt, ist die Übergabe abgeschlossen. Die Vorgängerin liest danach noch neunzig Tage lang mit.
Prerequisites
- The office is created under “Offices”.
- You are the holder of the office (term running) or leadership with the permission “Assign roles” directly in the club.
Who may do this?
Holders of the office and the leadership (permission “Assign roles”, directly in the club) may read and write. Predecessors read along for 90 days after the term ends, the successor from the release on. For everyone else, including members, the folder is not visible.
Step by step
Open the folder
In club life open “Office handover” (Members and offices) or, in the leadership view, “Plan office handover”. There is one folder per office. A note shows “Successor missing” when an office is about to expire.
Write the instructions
Under “Instructions” enter what the successor must know: tasks, processes, special features, where documents are. Click “Save instructions”.
Add items
With “Add item” you add a “Checklist”, “Deadlines and dates” (one-off, monthly or yearly), “Documents and open tasks” (link to the file storage or a task) or “Contacts”.
Name the successor
Under “Successor and handover” choose with “Start handover” the successor (active adult member) and optionally the planned changeover.
Release the folder
Click “Release folder” (or choose “Release folder now” when starting). The successor now reads along and gets a notification. With “Withdraw release” or “Cancel handover” you take this back.
Complete the handover
As soon as the successor receives the office under “Offices”, the handover counts as complete. Predecessors keep reading along for 90 days.
You can find the feature here: /organisation/<kennung>/vereinsleben/amtsuebergabe
Common errors and solutions
- “A handover is already running for this office. Cancel it if you want to change the successor.”
- Choose “Cancel handover” and start a new one.
- “The successor must be an active member of the club.” / “Children cannot be successors in an office.”
- Choose an active adult member.
- “The folder is full. Remove items you no longer need.”
- Delete items you no longer need with “Remove”.
- “The document does not exist in this club’s file storage.” / “The task does not exist in this club.”
- Link only to documents and tasks of this club that have not been deleted.
- “The folder could not be loaded”
- You have no access, or the 90 days after the term are over. Ask the leadership.
Good to know
- Do not write passwords or access data into the folder. They belong in a password manager.
- Links to files and tasks carry only the identifier: the file storage checks its own rights when opened.
- Every change appears in the administration log. The folder texts are stored encrypted.
- In addition CLUP.life asks the leadership and the holders 90 days before expiry whether a successor is planned.