Amtsübergabe-Mappe anlegen und Nachfolge einarbeiten
Je Amt hältst du Anleitung, Checkliste, Fristen und Ansprechpersonen fest und gibst sie der Nachfolge schon vor dem Amtsantritt frei.
Rollen und ÄmterBasis (kostenlos)Geprüft am 30.10.2026
Amtsübergabe-Mappe
Eine Übergabe-Mappe für ein Amt anlegen: Anleitung, Checkliste, Fristen, Nachfolge benennen und die Mappe freigeben.
Transkript anzeigen
- In diesem Video legst du die Übergabe-Mappe für ein Amt an, damit beim Wechsel kein Wissen verloren geht. Du findest sie im Vereinsleben unter Mitglieder und Ämter.
- Zu jedem Amt gibt es eine eigene Mappe. Ein Hinweis zeigt dir, wenn ein Amt bald ausläuft und noch keine Nachfolge geplant ist. Ich öffne die Mappe des Jugendwarts.
- Schreibe zuerst die Anleitung: Aufgaben, Abläufe und wo Unterlagen liegen. Zugangsdaten gehören nicht in die Mappe, schreibe nur, wo sie sicher liegen.
- Mit „Punkt hinzufügen“ ergänzt du die Mappe. Ein Checklistenpunkt ist eine Aufgabe zum Abhaken, die die Nachfolge erledigen soll.
- Genauso legst du wiederkehrende Fristen an, zum Beispiel einen Antrag, der jedes Jahr im März fällig ist. Auch Unterlagen aus der Dateiablage und Ansprechpersonen kannst du verknüpfen.
- Unter „Nachfolge und Übergabe“ startest du die Übergabe und wählst ein aktives, erwachsenes Mitglied als Nachfolge. Optional trägst du den geplanten Wechsel ein.
- Mit „Mappe freigeben“ liest die Nachfolge schon vor dem Amtsantritt mit und bekommt eine Benachrichtigung. Du kannst die Freigabe jederzeit zurücknehmen.
- Sobald die Nachfolge das Amt unter „Ämter“ übernimmt, ist die Übergabe abgeschlossen. Die Vorgängerin liest danach noch neunzig Tage lang mit.
Voraussetzungen
- Das Amt ist unter „Ämter“ angelegt.
- Du bist Inhaber:in des Amts (laufende Amtszeit) oder Leitung mit dem Recht „Rollen vergeben“ direkt im Verein.
Wer darf das?
Lesen und Schreiben dürfen die Inhaber des Amts und die Leitung (Recht „Rollen vergeben“, direkt im Verein). Die Vorgänger lesen bis 90 Tage nach Amtsende mit, die Nachfolge ab der Freigabe. Für alle anderen, auch für Mitglieder, ist die Mappe nicht sichtbar.
Schritt für Schritt
Mappe öffnen
Öffne im Vereinsleben „Amtsübergabe“ (Mitglieder und Ämter) oder in der Leitung „Amtsübergabe planen“. Hier steht je Amt eine Mappe. Ein Hinweis zeigt „Nachfolge fehlt“, wenn ein Amt bald ausläuft.
Anleitung schreiben
Trage unter „Anleitung“ ein, was die Nachfolge wissen muss: Aufgaben, Abläufe, Besonderheiten, wo Unterlagen liegen. Klicke auf „Anleitung speichern“.
Punkte hinzufügen
Mit „Punkt hinzufügen“ ergänzt du eine „Checkliste“, „Fristen und Termine“ (einmalig, monatlich oder jährlich), „Unterlagen und offene Aufgaben“ (Verweis auf die Dateiablage oder eine Aufgabe) oder „Ansprechpersonen“.
Nachfolge benennen
Wähle unter „Nachfolge und Übergabe“ mit „Übergabe starten“ die Nachfolge (aktives, erwachsenes Mitglied) und optional den geplanten Wechsel.
Mappe freigeben
Klicke auf „Mappe freigeben“ (oder wähle beim Start „Mappe sofort freigeben“). Die Nachfolge liest ab jetzt mit und bekommt eine Benachrichtigung. Mit „Freigabe zurücknehmen“ oder „Übergabe abbrechen“ nimmst du das zurück.
Übergabe abschließen
Sobald die Nachfolge das Amt unter „Ämter“ erhält, gilt die Übergabe als abgeschlossen. Die Vorgänger lesen noch 90 Tage mit.
Du findest die Funktion hier: /organisation/<kennung>/vereinsleben/amtsuebergabe
Typische Fehler und Lösungen
- „Für dieses Amt läuft schon eine Übergabe. Brich sie ab, wenn du die Nachfolge ändern willst.“
- Wähle „Übergabe abbrechen“ und starte eine neue.
- „Die Nachfolge muss aktives Mitglied des Vereins sein.“ / „Kinder können keine Nachfolge im Amt sein.“
- Wähle ein aktives, erwachsenes Mitglied.
- „Die Mappe ist voll. Entferne nicht mehr benötigte Punkte.“
- Lösche mit „Entfernen“ Punkte, die du nicht mehr brauchst.
- „Die Unterlage gibt es in der Dateiablage dieses Vereins nicht.“ / „Die Aufgabe gibt es in diesem Verein nicht.“
- Verweise nur auf Unterlagen und Aufgaben dieses Vereins, die nicht gelöscht sind.
- „Die Mappe konnte nicht geladen werden“
- Du hast keinen Zugriff, oder die 90 Tage nach Amtsende sind vorbei. Frage die Leitung.
Gut zu wissen
- Schreibe keine Passwörter oder Zugangsdaten in die Mappe. Sie gehören in einen Passwortmanager.
- Verweise auf Dateien und Aufgaben tragen nur die Kennung: Die Dateiablage prüft ihre Rechte selbst beim Öffnen.
- Jede Änderung steht im Protokoll der Verwaltung. Texte der Mappe sind verschlüsselt gespeichert.
- Zusätzlich fragt CLUP.life die Leitung und die Inhaber 90 Tage vor Ablauf, ob eine Nachfolge geplant ist.