Allgemeine Geschäftsbedingungen für Organisationen

Version 1.0 · Stand 27.10.2026

Diese Bedingungen regeln die Nutzung von CLUP.life durch Verbände, Vereine, Gruppen, Kommunen und sonstige Organisationen („Organisation“, „du“) gegenüber CLUP.life GmbH, In der Dörrwies 17, 55218 Ingelheim („Anbieter“). Für Einzelpersonen als Mitglieder gelten die Nutzungsbedingungen. Für die Verarbeitung von Mitgliederdaten gilt zusätzlich der Auftragsverarbeitungsvertrag.

1. Geltungsbereich und Unternehmereigenschaft

(1) Das Angebot richtet sich an Organisationen, die für ihre ideellen, sportlichen, kulturellen, sozialen oder kommunalen Zwecke handeln. Die handelnde Person versichert, dass sie die Organisation vertreten darf. Der Vertrag über die Nutzung kommt zustande, indem sie diese AGB und den Auftragsverarbeitungsvertrag bei der Anlage der Organisation (bzw. bei der nachgeholten Annahme in der Verwaltung) im Namen der Organisation annimmt; Zeitpunkt, Fassung und annehmende Person werden als Nachweis gespeichert.

(2) Organisationen handeln überwiegend als Unternehmer im Sinne von § 14 BGB oder als Körperschaft des öffentlichen Rechts. Ob ein ideeller Verein im Einzelfall Verbraucher im Sinne von § 13 BGB ist, hängt von der Gestaltung des Vertrags ab. Vorsorglich gewähren wir jeder Organisation die Rechte aus der Widerrufsbelehrung vertraglich, soweit sie kostenpflichtige Leistungen online bestellt.

2. Leistung

(1) Der Anbieter stellt die Plattform als Software-as-a-Service bereit: Organisationsseite, Mitgliederverwaltung, Termine, Gruppen, Nachrichten, Videoanrufe, Anlagenbuchung, Beitragsverwaltung mit SEPA-Lastschriftdatei, Zuwendungsbestätigungen als Vorlage, Beitrittsformular, Abstimmungen und Protokolle, Auswertungen, optionale Verteilung öffentlicher Beiträge in soziale Netzwerke.

(2) Der Anbieter wickelt keine Zahlungen ab. Die SEPA-Datei erzeugt die Anwendung, die Einreichung bei der Bank erfolgt durch die Organisation. Der Anbieter ist kein Zahlungsdienstleister im Sinne des ZAG.

(3) Zuwendungsbestätigungen sind Vorlagen nach dem amtlichen Muster. Die Organisation prüft vor der Verwendung, ob sie berechtigt ist, solche Bestätigungen auszustellen (Freistellungsbescheid, Bescheid nach § 60a AO), und ob Inhalt und Beträge stimmen. Steuerliche Beratung ist nicht geschuldet.

(4) Der genaue Funktionsumfang ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung Anlage 1.

3. Registrierung und Verifizierung

(1) Die Organisation wird angelegt von einer volljährigen, vertretungsberechtigten Person („Inhaber“). Inhaber und Leitungsrollen sind persönlich für den Zugang verantwortlich; Rollen können weitergegeben werden, es muss immer mindestens eine Person mit Inhaberrolle geben.

(2) Zur Verifizierung kann der Anbieter Nachweise verlangen (zum Beispiel Auszug aus dem Vereinsregister, Satzung, Bestätigung des Dachverbands). Nicht verifizierte Organisationen können im Funktionsumfang beschränkt sein. Eine Untergliederung eines Verbands ist erst nach Bestätigung durch den Verband verifiziert.

(3) Der Name der Organisation darf keine Rechte Dritter verletzen und nicht täuschen. Eingetragene Vereine führen den Zusatz „e. V.“. Der Anbieter darf Namen und Bezeichnungen ablehnen oder ändern lassen, wenn sie gegen Gesetz oder Rechte Dritter verstoßen.

4. Pflichten der Organisation

(1) Die Organisation ist für Inhalte, Mitgliederdaten und die Rechtmäßigkeit ihrer Datenverarbeitung verantwortlich (siehe Abschnitt 9), pflegt ein eigenes Impressum auf der Organisationsseite, sofern sie öffentlich auftritt, und beachtet Vereinsrecht und Satzung.

(2) Sie darf Mitgliederdaten nur für den Vereinszweck nutzen, exportierte Listen sicher verwahren und nach Gebrauch löschen. Personen, die selbst nicht auf CLUP.life sind, informiert sie nach Art. 13/14 DSGVO.

(3) Sie holt die erforderlichen Einwilligungen ein (Fotos, Gesundheitsdaten, Eltern) und prüft, ob Pflicht-Einwilligungen im Beitrittsformular zulässig sind; das liegt in ihrer Verantwortung.

(4) Bei Kindern und Jugendlichen beachtet sie die Hinweise zum Kinderschutz, insbesondere die Einsichtnahme in erweiterte Führungszeugnisse nach § 72a SGB VIII, soweit sie dazu verpflichtet ist. Die Plattform speichert nur den Vermerk, nicht das Zeugnis.

(5) Die Organisation benennt auf Verlangen eine Ansprechperson für Datenschutz und Moderation und bearbeitet Meldungen im Rahmen der Community-Richtlinien.

5. Entgelte, Rechnung, Zahlung

(1) Die Nutzung der Plattform ist für Organisationen zum Start kostenfrei. Kostenpflichtige Leistungen und deren Preise kündigt der Anbieter vorab in Textform an; sie gelten nur nach gesonderter Vereinbarung mit der Organisation, und Anlage 1 wird dann ergänzt. Künftige Preise sind gegenüber Verbrauchern Endpreise einschließlich Umsatzsteuer (PAngV), gegenüber Unternehmern netto zuzüglich Umsatzsteuer.

(2) Soweit künftig Entgelte vereinbart werden, werden Rechnungen elektronisch erstellt und sind innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug fällig. Der Anbieter bewahrt Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre auf (§ 14b UStG, § 147 Abs. 3 AO in der seit 01.01.2025 geltenden Fassung), Handelsbücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre.

(3) Die Preise für laufende entgeltliche Verträge ändern sich nur im Einvernehmen mit der Organisation. Der Anbieter kann eine Änderung mindestens 30 Tage vor dem gewünschten Wirksamwerden in Textform anbieten; stimmt die Organisation nicht zu, bleibt es beim bisherigen Preis, und beide Seiten können den Vertrag nach den Regeln dieser Bedingungen zur Kündigung beenden. Eine einseitige Preisanpassungsklausel ist nicht vereinbart.

(4) Bei Zahlungsverzug darf der Anbieter nach Mahnung den Funktionsumfang beschränken; Daten bleiben für die Organisation exportierbar.

6. Laufzeit, Kündigung

(1) Der Vertrag beginnt mit der Anlage der Organisation und läuft auf unbestimmte Zeit.

(2) Die Organisation kann zu jedem Monatsende kündigen. Über die Webseite steht dafür eine Kündigungsfunktion bereit, die Verbrauchern nach § 312k BGB jederzeit und ohne Fristeinhaltung auf dem Weg einer Kündigungsschaltfläche offensteht.

(3) Der Anbieter kündigt ordentlich mit einer Frist von drei Monaten. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt, insbesondere bei schweren Verstößen, Zahlungsverzug über zwei Monate oder Missbrauch.

(4) Mit Vertragsende kann die Organisation ihre Daten exportieren (Vereinsarchiv, Mitgliederliste, Dokumente). Danach löscht der Anbieter die Daten gemäß AV-Vertrag, spätestens 30 Tage nach Vertragsende; Sicherungen laufen nach der Rotationsfrist (höchstens 35 Tage) aus. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Anbieters (Rechnungen) bleiben unberührt.

7. Verfügbarkeit und Support

(1) Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit der Plattform von 99,0 % im Jahresmittel an, gemessen am Servereingang. Solange die Nutzung kostenfrei ist, ist das ein Zielwert und keine Zusicherung; für entgeltliche Leistungen wird die Verfügbarkeit gesondert vereinbart. Ausgenommen sind angekündigte Wartungen (bis zu 8 Stunden je Monat, möglichst außerhalb der Hauptnutzungszeiten), höhere Gewalt und Störungen außerhalb des Einflussbereichs (Internet, Endgeräte der Nutzer).

(2) Supportanfragen werden an Werktagen innerhalb von 2 Werktagen beantwortet (Zielwert). Sicherheits- und Datenschutzvorfälle werden vorrangig behandelt.

(3) Für vereinbarte entgeltliche Leistungen kann die Organisation bei dauerhafter Unterschreitung der vereinbarten Verfügbarkeit das Entgelt für den betroffenen Zeitraum anteilig mindern; Einzelheiten regelt die Vereinbarung.

8. Rechte an Inhalten und Daten

Die Organisation behält alle Rechte an ihren Inhalten und Mitgliederdaten. Sie räumt dem Anbieter die zur Erbringung der Leistung nötigen einfachen Nutzungsrechte ein (Speichern, Anzeigen, Umrechnen, Übermitteln an die gewählten Empfänger, Sicherung). Software und Marke von CLUP.life bleiben beim Anbieter.

9. Datenschutz und Rollen

(1) Für Mitgliederdaten der Organisation (Mitgliedsnummer, Funktion, Anwesenheit, Beiträge, Beitrittsformular, Protokolle, Abstimmungen, Gesundheitshinweise zu Terminen) ist die Organisation Verantwortliche; der Anbieter verarbeitet sie als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Der Auftragsverarbeitungsvertrag mit Anlagen ist Bestandteil dieser Bedingungen und wird mit der Anlage der Organisation geschlossen.

(2) Für Konten der Nutzer, Profile, Inhalte im Netzwerk, Nachrichten, Meldungen und Sicherheit ist der Anbieter Verantwortlicher (siehe Datenschutzerklärung).

(3) Soweit beide über Zwecke und Mittel mitentscheiden, gilt die Vereinbarung über gemeinsame Verantwortlichkeit in Anlage 4 des AV-Vertrags.

10. Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz, bei Übernahme einer Garantie, bei arglistig verschwiegenen Mängeln und überall dort, wo das Gesetz zwingend eine Haftung vorsieht. Die Haftung nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt und wird durch diese Bedingungen nicht eingeschränkt.

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei der Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung die Organisation regelmäßig vertrauen darf). Die Haftung ist dann auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt, und zwar je Schadensfall auf höchstens den höheren der folgenden Beträge: (a) die Summe der Entgelte, die die Organisation in den zwölf Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis tatsächlich gezahlt hat, oder (b) 5.000 Euro. Bei kostenfreier Nutzung gilt Buchstabe (b). Mehrere Schäden aus derselben Ursache gelten als ein Schadensfall.

(3) Im Übrigen ist die Haftung bei einfacher Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

(4) Für Datenverlust haftet der Anbieter bei einfacher Fahrlässigkeit nur, wenn er die vereinbarten regelmäßigen, verschlüsselten Sicherungen nicht in angemessener Weise durchgeführt hat (Sicherungsverfahren: Anlage 2 des AV-Vertrags, Abschnitt 3). Der Anspruch ist dann auf den Aufwand begrenzt, der für die Wiederherstellung der Daten entstanden wäre, wenn die Organisation ihre Daten regelmäßig selbst exportiert hätte (Exportfunktionen der Plattform). Absatz 1 bleibt unberührt.

(5) Ansprüche der Organisation auf Schadensersatz nach Absatz 2 verjähren in einem Jahr ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn, spätestens in drei Jahren ab dem schadensauslösenden Ereignis. Für Ansprüche nach Absatz 1 gelten die gesetzlichen Fristen.

(6) Die Beschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Beschäftigten und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

(7) Der Anbieter haftet nicht für Inhalte der Organisation und ihrer Mitglieder, die er nicht selbst erstellt hat; die Haftungsregeln der Art. 4 bis 6 DSA bleiben unberührt.

(8) Ist die Organisation Verbraucher, gelten die Absätze 2 bis 5 nur, soweit das Gesetz (insbesondere §§ 307, 309 Nr. 7 BGB) es zulässt; im Übrigen gilt das Gesetz.

11. Schlussbestimmungen

(1) Änderungen dieser Bedingungen kündigt der Anbieter mindestens 30 Tage vorher in Textform an. Die Änderung gilt als genehmigt, wenn die Organisation nicht innerhalb dieser Frist widerspricht und der Anbieter beim Hinweis auf diese Folge deutlich hinweist; gegenüber Verbrauchern gilt dies nicht (BGH III ZR 179/20), dort ist ausdrückliche Zustimmung nötig.

(2) Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gerichtsstand für Kaufleute, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen ist Berlin (Sitz des Anbieters laut Handelsregister).

(3) Kommunen und öffentliche Stellen: Für die Vergabe (Schwellenwerte, UVgO/VgV) ist die Kommune selbst verantwortlich; der Anbieter unterstützt mit Leistungsbeschreibung und Nachweisen (zum Beispiel Datenschutz- und Sicherheitskonzept).

(4) Sind einzelne Bestimmungen unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.

Anlage 1 — Leistungsbeschreibung und Preise

Leistungsumfang: wie in Abschnitt 2 beschrieben. Preis zum Start: kostenfrei. Kostenpflichtige Leistungen gibt es derzeit nicht; sie werden vorab angekündigt und gesondert vereinbart.