Kinderschutz-Register: Führungszeugnisse vermerken und Wiedervorlage
So hältst du fest, wer ein erweitertes Führungszeugnis vorgelegt hat, und behältst Fristen im Blick, ohne Kopien zu sammeln.
VerwaltungBasis (kostenlos)Geprüft am 30.10.2026
Voraussetzungen
- Du hast das Recht „Kinderschutz-Register führen“ direkt im Verein (Rolle Jugendleitung / Kinderschutz, Vorstand oder „Mitglieder verwalten“).
- Ist „Leitung braucht zweiten Faktor (2FA)“ eingeschaltet, brauchst du Authenticator-App oder Passkey.
- Die Personen sind erwachsene aktive Mitglieder.
Wer darf das?
Nur wer „Kinderschutz-Register führen“ direkt im Verein hat (das Recht „Mitglieder verwalten“ schließt es ein). Für alle anderen, auch Mitglieder, Moderation und den Dachverband, ist die Funktion nicht sichtbar. Der Verband sieht nichts.
Schritt für Schritt
Register öffnen
Öffne „Vereinsleben“, schalte auf „Leitung“ und wähle in „Planung und Protokolle“ das „Kinderschutz-Register“. Oben siehst du die Zähler „mit Prüfpflicht“, „Einsicht gültig“, „Einsicht fehlt“, „Wiedervorlage überfällig“ und „einschlägige Eintragung“.
Tätigkeiten mit Prüfpflicht anlegen
Unter „Tätigkeiten mit Prüfpflicht“ klickst du auf „Neue Tätigkeit“, z. B. „Gruppenleitung“ oder „Betreuung im Zeltlager“ (höchstens 50). Welche Tätigkeiten prüfpflichtig sind, richtet sich nach eurer Vereinbarung mit dem Jugendamt.
Personen zuordnen
Wähle bei einer Person „Tätigkeiten ändern“ und setze bei „Übt aus“ die Haken. Ohne Haken bei allen Tätigkeiten entfällt die Prüfpflicht für diese Person.
Einsicht vermerken
Wähle „Einsicht vermerken“, setze „Ich habe das erweiterte Führungszeugnis eingesehen“, trage das „Datum der Einsicht“ ein und gib an, ob „Es lag eine einschlägige Eintragung vor“. Gespeichert werden nur Datum, deine Person als einsehende Person und diese Angabe, nie eine Kopie oder der Inhalt.
Wiedervorlage einstellen
Unter „Wiedervorlage“ legst du „Erneute Einsicht nach (Jahren)“ fest (Vorgabe 5, möglich 1 bis 10). Das Zeugnis sollte bei der Einsicht nicht älter als drei Monate sein; sonst erscheint ein Hinweis (kein Sperrgrund).
Stand lesen
Jede Person zeigt einen Stand: „Einsicht fehlt“, gültig, „Wiedervorlage bald“ (bis 90 Tage vor Ablauf), „Wiedervorlage überfällig“ oder „Einschlägige Eintragung“ (geht vor, die Leitung entscheidet). Die Leitung bekommt täglich eine Erinnerung ohne Namen.
Zahlen fürs Jugendamt
Unter „Zahlen für das Jugendamt“ klickst du auf „Zahlen berechnen“. Du erhältst Personen mit Prüfpflicht, davon mit und ohne gültige Einsicht, ohne Namen. Bei weniger als 5 Personen nennt CLUP.life aus Datenschutzgründen keine Zahlen.
Du findest die Funktion hier: /organisation/<verein>/vereinsleben/kinderschutz
Typische Fehler und Lösungen
- „Bitte wähle eine Person aus.“
- Wähle in der Liste eine Person, bevor du die Einsicht vermerkst.
- „Es sind keine weiteren Tätigkeiten möglich.“
- Das Maximum von 50 Tätigkeiten ist erreicht. Lösche nicht mehr benötigte.
- „Das Zeugnis war bei der Einsicht älter als drei Monate.“
- Das ist ein Hinweis, kein Sperrgrund. Prüfe, ob ihr ein aktuelleres verlangt.
- Die Funktion ist nicht sichtbar.
- Dir fehlt das Recht „Kinderschutz-Register führen“ oder die Leitung hat 2FA verlangt, die du noch nicht eingerichtet hast (Einstellungen, Sicherheit).
Gut zu wissen
- Art. 10 DSGVO: Das Register speichert nur den Vermerk (Datum, einsehende Person, einschlägig ja/nein), nie eine Kopie oder den Inhalt. Der Vermerk wird spätestens drei Monate nach Ende der Tätigkeit gelöscht, sofort bei Nichtaufnahme. Zuordnungen entfallen beim Austritt.
- Das Register hängt am Recht, nicht an der Person: Wechselt die Kinderschutzbeauftragte, sieht die Nachfolge (Amt mit der Rolle Jugendleitung / Kinderschutz) denselben Stand. Lege in der Amtsübergabe-Mappe einen Hinweis darauf ab.
- Keine Rechtsberatung: Welche Tätigkeiten prüfpflichtig sind (§ 72a SGB VIII), entscheidet die Vereinbarung mit dem örtlichen Jugendamt. Die Funktion ist kostenlos.