SEPA direct debit, payment matching and reminders
How to create a direct debit file for your online banking, match incoming payments and remind members of overdue fees.
الشؤون الماليةPremiumتمت المراجعة في 30.10.2026
هذه المقالة متاحة حاليًا بالألمانية والإنجليزية فقط؛ نعرض النسخة الإنجليزية.
Beiträge und SEPA-Lastschrift
Einen Mitgliedsbeitrag als Forderung anlegen, SEPA-Stammdaten und Mandat erfassen und die Lastschriftdatei für das Online-Banking erzeugen.
عرض النص المكتوب
- In diesem Video legst du einen Mitgliedsbeitrag an und bereitest die SEPA-Lastschrift vor. Du findest beides im Vereinsleben unter Geld, bei den Beiträgen.
- Mit „Neue Forderung“ entsteht der Beitrag für alle aktiven Mitglieder auf einmal. Gib eine Bezeichnung, den Betrag und das Fälligkeitsdatum ein.
- Wenn du bestätigst, steht für jedes Mitglied eine offene Forderung in der Liste. Dieselbe Bezeichnung zweimal legt nichts doppelt an.
- Für den Einzug per Lastschrift öffnest du „Lastschrift und Abgleich“. CLUP.life zieht selbst kein Geld ein: Du erzeugst eine Datei für dein Online-Banking.
- Zuerst die Stammdaten: Gläubiger-Kennung, IBAN und Kontoinhaber des Vereins. Sie werden verschlüsselt gespeichert. Hier stehen nur erfundene Beispielwerte.
- Im Reiter „Mandate“ erfasst du das unterschriebene SEPA-Mandat eines Mitglieds: Mitglied, IBAN und das Datum der Unterschrift.
- Mit „Mandat speichern“ ist es erfasst. Ein neues Mandat löst das alte ab, und mit „Widerrufen“ endet es.
- Unter „Einzug“ wählst du das Einzugsdatum und siehst in der Vorschau, welche Beiträge in die Datei kommen und welche ohne Mandat fehlen.
- Zum Schluss erzeugst du die Datei und lädst sie in deinem Online-Banking hoch. Rückläufer vermerkst du später von Hand, dann ist die Forderung wieder offen.
المتطلبات
- There are open fee claims (see “Create membership fee claims”).
- The club has a creditor identifier (free from the Deutsche Bundesbank) and is approved by its bank for direct debits.
- The club holds the signed SEPA mandate.
- Mandates, file, matching and reminders require Premium for the club.
من يمكنه فعل ذلك؟
Anyone with “View finances” can look, anyone with “Manage finances” can change. Only owners (right “Export member list”) can create the direct debit file. Everything applies directly in the club only, never via the association. If you lack the right, the function is not visible to you.
خطوة بخطوة
Open Direct debit & matching
Open the “Fee overview” and click “Direct debit & matching”. The tabs are “Master data”, “Mandates”, “Collection”, “Matching” and “Reminder”. CLUP.life does not collect money: you create a file for your online banking.
Enter master data
On “Master data” enter the “Creditor identifier”, “IBAN of the club account”, “Account holder” and the “Pre-notification (days before due date)” (usually 14 days), then click “Save”. When all fields are valid it says “ready for the direct debit file”. You can copy the pre-notification text with “Copy”.
Record a mandate
On “Mandates” choose the “Member”, enter “IBAN” and “Date of signature” and click “Save mandate”. You can leave the “Mandate reference” empty, it is generated. A new mandate replaces the person's previous one; “Revoke” ends a mandate.
Create the direct debit file
On “Collection” choose the “Collection date” (after the pre-notification period) and “Fees due until”. The “Preview” shows which fees are skipped (no mandate, no amount, invalid IBAN). Then click “Create and download file” (format pain.008.001.08).
Submit the file to the bank
Upload the file in your online banking and submit it there. Check it first with your bank's validation tool. Only open fees with a valid mandate are included, each at most once.
Record a returned debit
If a debit is returned, open the list “Collected fees” on “Collection” and choose “Record returned debit”. The claim is open again.
Match incoming payments
On “Matching” choose your bank statement as CSV or camt.053, or paste the text, and click “Calculate suggestions”. Check each “Assignment” and click “Post selected assignments”. The statement is only read, never stored; nothing is booked automatically.
Remind members of overdue fees
On “Reminder” you see the “Overdue fees”. Choose “Payment reminder”, “1st reminder” or “2nd reminder” and copy the text into your own email or letter. You can adapt the “Text templates”.
تجد الوظيفة هنا: /organisation/<verein>/vereinsleben/beitraege/sepa
أخطاء شائعة وحلولها
- “Master data missing. First enter creditor ID, IBAN and account holder.”
- Complete the “Master data” tab.
- “The creditor identifier is invalid (format DE98ZZZ09999999999, check digits do not match).”
- Check the number for typos. It comes from the Bundesbank.
- “The IBAN is invalid (checksum does not match).”
- Check the club's or the member's IBAN for typos.
- “The collection date must be in the future.” or the date is before the pre-notification period has passed
- Choose a date after the pre-notification period.
- “Available with Premium.”
- The club does not have Premium. The leadership can book it under “Subscription & invoices”.
- “No incoming payments were detected in the file.”
- Use a CSV bank statement with columns such as booking date, amount, purpose, or a camt.053 file (at most 1.9 MB).
من المفيد أن تعرف
- Bank details (creditor ID, IBAN, mandates) are stored encrypted and visible only to the club's own leadership, not to the association.
- Premium: mandates, direct debit file, payment matching, reminder run and reminder templates. The fee list, the CSV export and the club's master data stay in the free plan.
- Check the file format against your bank's requirements before first use. Late fees and default interest are not provided for; your bylaws decide. This is not legal or tax advice.