Wahlprotokoll und Registeranmeldung vorbereiten
So machst du aus einer Wahl ein geprüftes Wahlprotokoll mit PDF und Checkliste für den Notartermin.
DokumenteBasis (kostenlos)Geprüft am 30.10.2026
Voraussetzungen
- Du hast das Recht „Protokolle und Beschlüsse führen“ (Schriftführung, Vorstand, Verwaltung).
- Die Einladungsfrist deiner Satzung ist in den Vereinseinstellungen eingetragen (damit sie geprüft werden kann).
Wer darf das?
Nur Mitglieder der Leitung mit „Protokolle und Beschlüsse führen“ direkt im Verein. Für alle anderen, auch Moderation ohne dieses Recht und den Verband, ist die Funktion nicht sichtbar.
Schritt für Schritt
Wahlpaket öffnen
Öffne „Vereinsleben“, schalte auf „Leitung“ und wähle in „Planung und Protokolle“ das „Wahlprotokoll und Registeranmeldung“ (für Mitglieder mit dem Recht auch unter „Entscheiden und festhalten“). Klicke auf „Neues Wahlprotokoll“.
Protokoll anlegen
Gib das „Datum der Versammlung“ an und wähle unter „Abgeschlossene Wahlen übernehmen“ die beendeten, angenommenen Wahlen aus dem Beschluss-Modul. Gibt es keine, trägst du die Ämter von Hand ein. Dann „Protokoll anlegen“.
Einberufung und Versammlung eintragen
Unter „Einberufung und Versammlung“ trägst du „Einladung verschickt am“, die Form (Textform oder Bekanntmachung nach Satzung), Ort, „Versammlungsleitung“, „Protokollführung“, „Anwesende Stimmberechtigte“ und „Stimmberechtigte insgesamt“ ein und bestätigst, dass die Beschlussfähigkeit festgestellt wurde.
Gewählte Ämter vervollständigen
Unter „Gewählte Ämter“ prüfst du je Eintrag Person, „Stimmen für die Person“, „Gültige Stimmen insgesamt“, „Enthaltungen“, „Annahme der Wahl“ (offen, angenommen, nicht angenommen) mit Datum und die Amtszeit. Mit „Amt eintragen“ ergänzt du Einträge.
Prüfung lesen
Die Prüfung zeigt „Fehlt“ (Fehler), Warnungen und Hinweise. Fehler sperren das Abschließen, Warnungen nicht, zum Beispiel „Die Einladung kam 10 Tage vor der Versammlung, die Satzung nennt 14 Tage“.
Abschließen
Sind keine Fehler mehr offen, klickst du auf „Protokoll abschließen“. Das Protokoll ist gesperrt; mit „Wieder öffnen“ bearbeitest du es bei Bedarf erneut.
PDF und Vorstandsdaten holen
Mit „PDF mit Notar-Checkliste“ erhältst du das Protokoll mit Unterschriftszeilen und die Liste „Zum Notartermin mitnehmen“. „Vorstandsdaten als CSV“ liefert Name, Funktion, Wahl- und Annahmedatum und Amtszeit der angenommenen Wahlen.
Du findest die Funktion hier: /organisation/<verein>/vereinsleben/wahlpaket
Typische Fehler und Lösungen
- „Abschließen geht erst, wenn nichts mehr als ‚Fehlt‘ markiert ist.“
- Behebe die markierten Fehler, zum Beispiel fehlende Annahme, Stimmenzahl oder Amtszeit.
- „Der Export ist erst nach dem Abschließen des Protokolls möglich.“
- Schließe das Protokoll zuerst ab.
- Hinweis, dass die Satzungsfrist nicht hinterlegt ist
- Trage die Einladungsfrist deiner Satzung in den Vereinseinstellungen ein.
- „Das Protokoll ist abgeschlossen. Öffne es wieder, wenn du etwas ändern willst.“
- Klicke auf „Wieder öffnen“.
Gut zu wissen
- Das ist keine Rechtsberatung. Maßgeblich bleiben Satzung, Registergericht und Notar. Die Anmeldung erledigt der neue Vorstand in vertretungsberechtigter Zahl, öffentlich beglaubigt, in der Regel beim Notar.
- Anschriften und Geburtsdaten werden nicht gespeichert und sind nicht im Export; die verlangt der Notar selbst. Namen und Ämter sind verschlüsselt gespeichert. Abgeschlossene Protokolle bleiben als Nachweis der Wahl bestehen.
- Das Paket selbst ist kostenlos. Die digitale Wahl als Quelle gehört zu Premium; ohne sie trägst du die Ämter von Hand ein.