Sitzungsprotokolle schreiben, freigeben und genehmigen
So hältst du Sitzungen und Versammlungen fest und legst fest, wer das Protokoll lesen darf.
DokumenteBasis (kostenlos)Geprüft am 30.10.2026
Voraussetzungen
- Du hast Moderationsrechte oder höher im Verein.
Wer darf das?
Schreiben darf, wer Mitteilungen schreiben darf (Moderation und höher). Standardmäßig lesen nur Moderation und Leitung ein Protokoll; für Mitglieder musst du es freigeben. Protokolle sind für Mitglieder nur lesbar, wenn die Leitung „Für Mitglieder“ gewählt hat.
Schritt für Schritt
Protokolle öffnen
Öffne „Vereinsleben“, schalte auf „Leitung“ und wähle in „Planung und Protokolle“ die „Protokolle führen“. Mit „Neues Protokoll“ (beim ersten Mal „Erstes Protokoll anlegen“) beginnst du.
Kopf ausfüllen
Trage den „Titel“ (z. B. „Vorstandssitzung Oktober“), „Datum und Uhrzeit der Sitzung“ und optional den „Ort“ ein. Über „Termin (optional)“ verknüpfst du das Protokoll mit einem Termin; am Termin erscheint es dann unter „Protokoll“.
Agenda übernehmen
Wählst du „Agenda des Termins als Vorlage übernehmen“, werden Tagesordnungspunkte übernommen. Ergänze darunter Ergebnisse und Beschlüsse.
Text schreiben
Im Feld „Protokoll“ hältst du Anwesende, Tagesordnung und Beschlüsse fest (reiner Text). Der Text liegt verschlüsselt in der Datenbank.
Lesen festlegen
Unter „Wer darf es lesen?“ wählst du „Nur Leitung“ (Moderation und Verwaltung dieses Vereins) oder „Alle Mitglieder“. Dann „Protokoll speichern“. Bis zur Genehmigung ist es ein „Entwurf“.
Genehmigen
Ist das Protokoll in der Folgesitzung bestätigt, klickst du auf „Genehmigen“ und bestätigst. Es wird gesperrt („Genehmigt am …“); Korrekturen gehören in das nächste Protokoll.
Du findest die Funktion hier: /organisation/<verein>/vereinsleben/protokolle
Typische Fehler und Lösungen
- „Protokoll nicht gefunden – Dieses Protokoll gibt es nicht oder du darfst es nicht lesen.“
- Das Protokoll ist nur für die Leitung freigegeben oder gelöscht. Bitte die Leitung, es für Mitglieder freizugeben.
- „Dieses Protokoll ist genehmigt und gesperrt.“
- Änderungen sind nicht mehr möglich. Halte die Korrektur im nächsten Protokoll fest.
- „Zu diesem Termin gibt es noch keine Agenda.“
- Pflege zuerst die Agenda am Termin oder schreibe die Tagesordnung von Hand.
Gut zu wissen
- Protokolle sind Vereinsunterlagen: Sie bleiben bis zur Löschung durch die Leitung bzw. der Organisation. Wahlprotokolle für das Vereinsregister erstellst du mit dem „Wahl und Registeranmeldung“-Paket.