Fahrten und Lager: Anmeldung, Einwilligungen und Notfallmappe
So richtest du für einen Termin eine Fahrt ein, sammelst Anmeldungen mit Einwilligungen und hast im Notfall alles zur Hand.
Fahrten und LagerBasis (kostenlos)Geprüft am 30.10.2026
Fahrt und Lager organisieren
Eine Fahrt einrichten, die Anmeldung mit Notfallkontakt durchlaufen, die Teilnehmerliste ansehen und die Notfallmappe als PDF erzeugen.
Transkript anzeigen
- In diesem Video organisierst du eine Fahrt oder ein Lager. Alles läuft über den Termin: Er hat die Art Lager und zeigt unten den Block Fahrt und Lager.
- Mit „Fahrt einrichten“ legst du Anmeldefrist und Plätze fest. Außerdem bestimmst du, wie lange Gesundheitsangaben nach der Fahrt gespeichert bleiben, und schreibst eine Packliste.
- Jetzt können sich Mitglieder verbindlich anmelden. Sie geben an, ob Fotos erlaubt sind, ob sie schwimmen dürfen, und stimmen der Notfallbehandlung zu.
- Dazu kommen Allergien und mindestens ein Notfallkontakt mit Telefonnummer. Hier stehen nur erfundene Beispielangaben. Eltern melden ihre Kinder in einem Schritt an und bestätigen dabei, dass sie sorgeberechtigt sind.
- Mit „Verbindlich anmelden“ ist die Person dabei. Sind alle Plätze belegt, geht die Anmeldung auf die Warteliste, und beim Abmelden rückt die nächste Person nach.
- Als Leitung siehst du mit „Teilnehmerliste anzeigen“ Einwilligungen, Allergien und Notfallkontakte. Jeder Abruf wird im Protokoll vermerkt, aber ohne den Inhalt.
- Mit Premium erzeugst du außerdem die Notfallmappe als PDF zum Ausdrucken und Mitnehmen. Nach dem Ende der Fahrt löscht CLUP.life die Gesundheitsangaben automatisch.
Voraussetzungen
- Du hast den Termin angelegt oder darfst alle Termine bearbeiten (Moderation und höher, direkt im Verein).
- Der Termin hat die Art Lager, Turnier, Kurs oder Sonstiges.
- Die angemeldeten Personen sind Mitglieder des Vereins.
Wer darf das?
Einrichten, die Teilnehmerliste ansehen und die Notfallmappe erzeugen darf nur die Terminleitung (Terminersteller oder „alle Termine bearbeiten“, direkt im Verein). Mitglieder melden sich selbst an, Eltern ihre Kinder. Für Außenstehende ist die Funktion nicht sichtbar.
Schritt für Schritt
Fahrt einrichten
Öffne den Termin und im Block „Fahrt und Lager“ den Eintrag „Fahrt einrichten“. Lege die „Anmeldefrist“, die „Plätze (leer = unbegrenzt)“ und „Angaben löschen nach (Tagen)“ fest (0 bis 90, Vorgabe 14, nach dem Ende der Fahrt). Optional schreibst du eine „Packliste“ und speicherst.
Anmeldung durch Mitglieder
Mitglieder melden sich mit „Verbindlich anmelden“ an: Fotos erlaubt, Schwimmerlaubnis („Darf schwimmen“, „Darf nur mit Aufsicht schwimmen“, „Darf nicht schwimmen“), Einwilligung in Notfallbehandlung und Medikamentengabe, Allergien, Medikamente, Hinweise und 1 bis 3 Notfallkontakte.
Kinder anmelden
Eltern können mehrere Kinder in einem Schritt anmelden. Sie müssen bestätigen: „Ich bin sorgeberechtigt und bestätige die Angaben und Einwilligungen für mein Kind.“ Ohne diese Bestätigung wird nichts gespeichert.
Plätze und Warteliste
Sind alle Plätze belegt, geht die Anmeldung auf die Warteliste. Meldet sich jemand ab, rückt die am längsten wartende Person nach. Der Stand zeigt „{n} von {m} Plätzen belegt“ und „{n} auf der Warteliste“.
Teilnehmerliste ansehen
Mit „Teilnehmerliste anzeigen“ siehst du Namen, Einwilligungen, Schwimmerlaubnis, Allergien und Notfallkontakte. Jeder Abruf wird im Protokoll vermerkt (ohne Inhalt).
Notfallmappe drucken (Premium)
„Notfallmappe als PDF“ erzeugt ein druckbares PDF aller Angemeldeten mit Allergien, Medikamenten, Notfallkontakten und Einwilligungen zum Mitnehmen.
Löschung nach der Fahrt
Nach dem Ende der Fahrt plus den eingestellten Haltetagen löscht CLUP.life Gesundheitsangaben und Notfallkontakte automatisch. Namen und Einwilligungen bleiben als Teilnahmenachweis. In der Mappe steht danach „gelöscht“.
Du findest die Funktion hier: /termine/<termin>
Typische Fehler und Lösungen
- „An diesen Termin lässt sich keine Fahrt hängen. Wähle die Art Lager, Turnier, Kurs oder Sonstiges.“
- Ändere die Art des Termins.
- „Die Anmeldefrist ist abgelaufen. Sprich bitte die Leitung an.“
- Am Fristtag selbst ist eine Anmeldung noch möglich. Danach kann die Leitung die Frist ändern.
- „Bitte bestätige als sorgeberechtigte Person die Angaben und Einwilligungen für dein Kind.“
- Setze die Bestätigung. Ohne sie gibt es keine Anmeldung eines Kindes.
- „Jede angemeldete Person muss Mitglied des Vereins sein.“
- Nimm die Person zuerst als Mitglied auf.
- „Für mindestens ein Konto besteht keine nachgewiesene Sorgeberechtigung.“
- Das Kind muss über das Familienband der Eltern verknüpft sein.
- „Mit Premium verfügbar.“ bei der Notfallmappe
- Nur die PDF-Mappe ist Premium. Die Teilnehmerliste mit allen Angaben steht der Leitung auch ohne Premium zur Verfügung.
Gut zu wissen
- Datenschutz (Art. 9 DSGVO, Kinder): Gesundheitsangaben und Notfallkontakte sind verschlüsselt gespeichert, nur die Terminleitung sieht sie, sie entstehen nur mit ausdrücklicher Einwilligung und werden bei Abmeldung sofort und sonst nach der Fahrt gelöscht. Es gibt keinen Zugriff per Schnittstelle.
- Reise-, Aufsichts- und Haftungsfragen regelt der Verein selbst. Keine Rechtsberatung.
- Basis: Fahrt einrichten, Anmeldung mit Einwilligungen, Warteliste, Packliste, Teilnehmerliste, automatische Löschung. Premium: nur die Notfallmappe als PDF.