Plattformrollen vergeben, ruhen lassen und entziehen
Der Plattforminhaber lädt Personen zu Plattformrollen ein; eine Rolle wird erst aktiv, wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind.
Rollen und ÄmterBasis (kostenlos)Geprüft am 30.10.2026
Voraussetzungen
- Du bist Plattforminhaber:in, mit eingerichtetem zweiten Faktor.
- Die Person hat ein aktives, bestätigtes Erwachsenenkonto.
Wer darf das?
Vergabe, Ruhen und Entzug nur durch den Plattforminhaber (Passwort-Bestätigung und Begründung nötig). Die Rolle Auditor darf Team und Bericht lesen. Alle anderen sehen „Nur für den Plattforminhaber“ bzw. die Seite nicht.
Schritt für Schritt
Team öffnen
Öffne „Plattform-Team und Rollen“ (auch über „Verwaltung & Moderation“). Reiter: „Team“, „Rollenkatalog“, „Bericht“. Filter nach Status („Eingeladen“, „Dokumente offen“, „2FA fehlt“, „Aktiv“, „Ruhend“, „Entzogen“) und Rolle.
Rollen prüfen
Im „Rollenkatalog“ steht je Rolle Zweck, Rechte, Pflichtdokumente (Beschäftigte / extern) und „Nicht zugleich mit“ (Funktionstrennung). Jede Rolle bekommt nur die Rechte, die ihre Aufgabe braucht.
Person einladen
Klicke auf „Person einladen“, gib „Profilkennung oder Profiladresse“, „Rolle“ und „Art der Mitarbeit“ an. Externe Mitarbeit braucht zusätzlich die Vereinbarung nach Art. 28/29 DSGVO. Bestätige mit „Einladen“. Die Rolle Plattforminhaber lässt sich nicht vergeben.
Aktivierung abwarten
Die Rolle ist erst aktiv, wenn die Person die Einladung angenommen, einen zweiten Faktor eingerichtet und alle Pflichtdokumente der aktuellen Fassung signiert hat. Die Liste zeigt Dokumentenstand, 2FA, „seit“ und „zuletzt aktiv“.
Ruhen lassen oder wieder aufnehmen
Wähle „Ruhen lassen“ oder „Wieder aufnehmen“, trage eine Begründung ein (Pflicht, mindestens 10 Zeichen) und bestätige mit dem Passwort. Der Zugriff endet bzw. gilt sofort wieder.
Entziehen
Mit „Entziehen“ endet der Zugriff sofort. Verschwiegenheit und Datengeheimnis wirken nach, die Nachweise bleiben gespeichert. Die Person wird per E-Mail informiert; eine neue Einladung ist möglich.
Bericht und CSV
Im Reiter „Bericht“ siehst du „Personen mit Rolle“, „Aktive Vergaben“, „2FA-Quote“, veraltete oder ablaufende Annahmen, inaktive Konten (kein Rechtegebrauch seit 90 Tagen) und Rollenänderungen. „Als CSV exportieren“ ist protokolliert.
Du findest die Funktion hier: /plattform/team
Typische Fehler und Lösungen
- „Diese Person hat die Rolle schon.“
- Es gibt je Konto und Rolle höchstens eine nicht entzogene Vergabe.
- „Diese Rolle ist mit einer bestehenden Rolle der Person unvereinbar (Funktionstrennung).“
- Der Auditor kann nicht zugleich Admin, Moderation, Sponsoren-Prüfung, Support, Datenschutz, Finanzen, Betreuung oder Technischer Betrieb sein.
- „Dieses Konto kann keine Plattformrolle bekommen (nur aktive, bestätigte Erwachsenenkonten).“
- Wähle ein anderes Konto.
- „Zur Sicherheit bitte kurz das Passwort bestätigen“
- Gib das Passwort (und bei Authenticator-App den Code) erneut ein; die Bestätigung gilt 5 Minuten.
Gut zu wissen
- Datenschutz: Der Bericht enthält nur Kennungen, keine Namen und keine Begründungen. Die CSV-Datei ist vertraulich: verschlüsselt ablegen, nicht weitergeben, nach Zweckerfüllung löschen.
- Die Rechtsdokumente sind Entwürfe und werden vor dem Einsatz anwaltlich geprüft; das ist kein Rechtsrat.
- Der ältere Weg „Plattformmoderator:innen verwalten“ legt und entzieht die Vergabe „Plattformmoderation“ weiterhin.