Löschkonzept und Aufbewahrungsfristen
Welche Daten wann gelöscht werden, wie die Löschläufe arbeiten und was du als Betreiber pflegen musst.
DatenschutzBasis (kostenlos)Geprüft am 30.10.2026
Voraussetzungen
- Du bist für Datenschutz oder Betrieb der Plattform verantwortlich.
Wer darf das?
Betreiberprozess. Die Fristen werden im Code durchgesetzt und stehen im Löschkonzept; Änderungen an Fristen sind eine Entscheidung des Betreibers (Einstellung in der Umgebung), die mit Datenschutz und Kanzlei abgestimmt wird. Das Konzept ist ein Entwurf und vor dem Produktivbetrieb zu prüfen.
Schritt für Schritt
Löschläufe verstehen
Ein täglicher Lauf (03:00) und ein wöchentlicher Lauf führen Löschungen aus; jeder Lauf wird protokolliert. Aufgaben laufen unter einer Sperre, damit sie auch bei mehreren Instanzen genau einmal laufen.
Wichtige Fristen nachschlagen
Beispiele: Konto nach Löschantrag 30 Tage Karenz, dann Anonymisierung; weich gelöschte Beiträge und Nachrichten 30 Tage; Meldungen 12 Monate nach Abschluss; Support-Anfragen 12 Monate; Audit-Log und Betroffenenanfragen 3 Jahre; Sicherheitsereignisse 365 Tage; Anwesenheit 36 Monate; Gesundheitshinweise zu Terminen 90 Tage nach Ende.
Betroffenenrechte einordnen
Löschung nach Art. 17 geschieht im Konto (Einstellungen → Datenschutz) mit 30 Tagen Karenz; Auskunft und Übertragbarkeit als Export. Anfragen von Organisationen betreffen deren Daten – die Organisation ist zuständig, die Plattform leitet binnen 5 Werktagen weiter.
Löschsperre bei Rechtsstreit
Bei laufendem Rechtsstreit oder behördlicher Anordnung wird die Audit-Aufbewahrung ausgesetzt; das ist eine Betreiberanweisung und wird dokumentiert.
Neue Funktion eintragen
Wer eine Funktion mit neuem Personenbezug baut, ergänzt im selben Arbeitsgang das Löschkonzept (Zeile mit Frist), die Kontolöschung, das Verarbeitungsverzeichnis und die Schlüsselrotation.
Typische Fehler und Lösungen
- Eine Frist ist im Konzept „gesetzlich zu klären“.
- Das ist offen markiert (z. B. Aufbewahrung von Buchungen nach HGB/AO); bis zur Klärung wird nicht gelöscht.
- Inaktive Konten werden nicht automatisch gelöscht.
- Nach 3 Jahren gibt es nur eine Vorwarnung; das automatische Löschen ist standardmäßig ausgeschaltet.
Gut zu wissen
- Vereinsunterlagen (Protokolle, Wahlprotokolle, Beschlüsse) haben keine feste Frist der Plattform; der Verein bestimmt sie nach Vereinsrecht.
- Rechtliche Aufbewahrungspflichten sind nicht abschließend bewertet.