Betreiberpflichten: Register, Fristen und Nachweise
Wiederkehrende Pflichten des Plattformbetreibers mit Fälligkeit, Erinnerung und Nachweis in einer Ampel-Übersicht.
VerwaltungBasis (kostenlos)Geprüft am 30.10.2026
Voraussetzungen
- Du bist Plattforminhaber:in und hast einen zweiten Faktor.
- Das Pflichtenregister ist eingespielt (Betreiberaufgabe).
Wer darf das?
Nur der Plattforminhaber; für alle anderen antwortet der Server „Seite nicht gefunden“. (Die Rollen „Plattform-Admin“ und „Datenschutz“ tragen das Recht „Pflichten verwalten“, die Durchsetzung an dieser Seite ist noch nicht umgestellt.)
Schritt für Schritt
Ampel lesen
Öffne „Betreiberpflichten“. Der Status lautet „Überfällig“, „Prüfung auffällig“, „Fällig“, „Bald fällig“ oder „In Ordnung“. Filtere nach Bereich (Datenschutz, Sicherheit, Betrieb, Recht, Verträge) und Status.
Art der Pflicht kennen
Automatisch: die Anwendung prüft täglich selbst und meldet nur Auffälligkeiten. Halbautomatisch: Erinnerung, du startest das Skript auf dem Server, das Ergebnis schließt die Pflicht. Manuell: du führst sie aus und markierst sie mit Nachweis.
Erledigen
Wähle „Als erledigt markieren“ und trage „Erledigt am“, eine „Nachweis-Notiz“, optional einen Verweis und die „Nächste Fälligkeit“ ein. Es wird nur ein Hinweis gespeichert, wo der Nachweis liegt; Dateien werden nicht hochgeladen.
Automatisch prüfen
Mit „Jetzt prüfen“ löst du eine Prüfung sofort aus. Bei „Prüfung auffällig“ erklärt „Warum auffällig?“ den Grund.
Verschieben, schlummern, stilllegen
„Verschieben“ ändert die Fälligkeit und verlangt einen Grund (er gehört zum Nachweis). „Schlummern“ lässt nur die Erinnerungen ruhen. „Erinnerungen abschalten“ schaltet sie ab. Eigene Pflichten kannst du „Stilllegen“.
Eigene Pflicht anlegen
Mit „Eigene Pflicht anlegen“ ergänzt du das Register: Bezeichnung, Beschreibung (keine Namen Dritter), Rechtsgrundlage, Bereich, erste Fälligkeit, Wiederholung und Ankündigungsfrist. Eigene Pflichten sind immer manuell.
Protokoll exportieren
Im Reiter „Protokoll“ steht der Nachweis aller Erledigungen. „Protokoll als CSV exportieren“ ist für Aufsichtsbehörde und Kanzlei gedacht und steht im Audit-Log.
Du findest die Funktion hier: /plattform/pflichten
Typische Fehler und Lösungen
- „Das Pflichtenregister ist noch leer“
- Das Register wird vom Betrieb eingespielt; melde dich beim technischen Betrieb.
- Bei einer Server-Meldung (Heartbeat) heißt es „Heartbeat nicht eingerichtet“ oder „Die letzte Meldung ist zu alt“.
- Der Sender (Server oder CI) meldet nicht. Betrieb prüfen; die Anleitung steht in der Betriebsdokumentation.
- „Offene Anfragen von Betroffenen sind älter als 21 Tage“
- Die Frist ist noch nicht abgelaufen, aber bearbeite die Anfragen zeitnah. Lokal sind das meist Testdaten.
Gut zu wissen
- Erinnerungen kommen 30, 14, 7 und 1 Tag vorher und täglich bei Überfälligkeit – in der App und per E-Mail, nur an dich.
- Das Protokoll bleibt 3 Jahre als Nachweis (Art. 5 Abs. 2 DSGVO); das Register selbst bleibt.