Nachweise eintragen und gezielt einem Verein freigeben
Qualifikationen und Führungszeugnis gehören dir: Du pflegst sie selbst und gibst sie nur befristet und widerrufbar frei.
DokumenteBasis (kostenlos)Geprüft am 30.10.2026
Voraussetzungen
- Erwachsenenkonto (für Kinder pflegen die Eltern die Angaben)
- Für Freigaben: aktive Mitgliedschaft in dem Verein oder der Gruppe
Wer darf das?
Nur du siehst deine Nachweise, bis du sie freigibst. Einsehen darf ein Verein nur, was du ihm ausdrücklich und befristet freigegeben hast; ein Zeugnis-Dokument sieht nur die direkte Leitung zur Einsicht.
Schritt für Schritt
Bereich öffnen
Öffne „Einstellungen → Nachweise und Angaben“. Die Reiter heißen „Qualifikationen“, „Führungszeugnis“, „Allergien und Ernährung“ und „Freigaben“.
Qualifikation eintragen
Im Reiter „Qualifikationen“ wählst du „Qualifikation eintragen“ und gibst „Bezeichnung“ (z. B. Juleica), „Ausgestellt am“ und „Gültig bis“ an. Du wirst 30 Tage vor dem Ablauf erinnert. Hier steht nur Bezeichnung und Datum, kein Dokument.
Führungszeugnis eintragen
Im Reiter „Führungszeugnis“ wählst du „Führungszeugnis eintragen“: „Ausgestellt am“, „Aktuell bis“ (leer = fünf Jahre), „Einschlägiger Eintrag“ als Selbstangabe, optional „Bestätigt von“ und ein Dokument (PDF oder Bild). Das Dokument wird verschlüsselt gespeichert und ist nie öffentlich.
Freigeben
Im Reiter „Freigaben“ wählst du bei „Neu freigeben“, was („Zweck“), für welchen „Verein oder Gruppe“ (nur Organisationen, in denen du Mitglied bist), welche Qualifikation bzw. welches Zeugnis und bis wann („Freigabe gilt bis“). Bestätige mit „Freigeben“.
Widerrufen
In der Liste der Freigaben wählst du „Widerrufen“. Die Organisation sieht danach sofort nichts mehr.
Du findest die Funktion hier: /einstellungen/nachweise
Typische Fehler und Lösungen
- Im Auswahlfeld erscheint kein Verein.
- Es werden nur Organisationen angeboten, in denen du aktives Mitglied bist.
- „Diese Angaben pflegen deine Eltern.“
- Du bist ein Kinderkonto; Nachweise werden von den Eltern gepflegt.
- Eine Freigabe wirkt nicht mehr.
- Freigaben haben ein Ablaufdatum (Qualifikationen höchstens 24 Monate, Eckdaten des Zeugnisses 12 Monate, Dokument 90 Tage) und enden mit der Mitgliedschaft.
Gut zu wissen
- Ein Verein darf nach § 72a SGB VIII nur festhalten, dass er das Zeugnis eingesehen hat, von wann es ist und ob eine einschlägige Verurteilung vorliegt. Dein Dokument speichert er nicht. Jede Einsicht wird protokolliert.
- Deine Angaben zum Führungszeugnis sind Selbstangaben; CLUP.life prüft sie nicht.
- Es gibt keine Weitergabe an Dritte und keine Verbandssicht.